Notion từ lâu đã khẳng định vị thế là một không gian làm việc “tất cả trong một” vô cùng mạnh mẽ, tự hào với khả năng tích hợp hơn 120 nền tảng và ứng dụng khác. Tuy nhiên, liệu bạn đã thực sự khai thác hết tiềm năng của chúng? Bằng cách kết nối Notion với các công cụ bên ngoài, người dùng có thể mở rộng đáng kể khả năng của nền tảng này, lấp đầy những khoảng trống về chức năng mà Notion còn thiếu. Đáng tiếc, Thư viện Tích hợp (Integration Gallery) chính thức của Notion thường không cung cấp nhiều giá trị thực tiễn, trừ khi bạn đang sử dụng các nền tảng chuyên biệt. Mặc dù vậy, vẫn có những lựa chọn tích hợp thực sự ý nghĩa dành cho người dùng phổ thông.
Ngay cả khi không cần tích hợp, Notion đã hoàn toàn có khả năng thực hiện nhiều tác vụ quan trọng – từ việc xây dựng hệ thống theo dõi thời gian cá nhân cho đến tạo ra các quy trình toàn diện để quản lý cuộc sống và công việc một cách hiệu quả. Đó cũng là một lý do khiến Thư viện Tích hợp của nó đôi khi có vẻ còn hạn chế, vì không có nhiều thứ thực sự “cần thiết” nằm trong đó. Thay vì liệt kê lại những tích hợp Notion “hàng đầu” quen thuộc, hãy cùng congnghehot.net khám phá các danh mục tích hợp chính và những ứng dụng phổ biến trong từng nhóm, để bạn có thể xác định đâu là những bổ sung thực sự đáng giá cho quy trình làm việc của mình.
Logo Notion trên bảng quảng cáo đường phố, tượng trưng cho hệ thống Notion trong kinh doanh và quản lý dự án
1. Công Cụ Quản Lý Dự Án: Sắp Xếp Công Việc và Cộng Tác Hiệu Quả
Nếu bạn là một người dùng cá nhân, Notion có thể đã là công cụ quản lý dự án chính của bạn. Tuy nhiên, Notion có thể không phải là nền tảng quản lý dự án bạn sử dụng tại nơi làm việc, hoặc bạn có thể đang trong quá trình chuyển đổi từ một nền tảng khác sang Notion. Hai nền tảng quản lý dự án nổi tiếng có khả năng tích hợp sâu rộng với Notion là Trello và Asana.
Cả hai tích hợp này đều tập trung vào việc cho phép bạn nhúng bản xem trước (previews) vào Notion hoặc đồng bộ/nhập thông tin. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang chuyển đổi từ một trong các nền tảng này sang Notion, vì nó cho phép bạn truy cập dữ liệu từ Trello và Asana mà không cần rời khỏi Notion. Ngoài ra, tính năng này cũng rất tiện lợi nếu bạn đang sử dụng Notion như một bảng điều khiển tổng hợp cho nhiều nền tảng, thay vì một hệ thống quản lý dự án chuyên biệt duy nhất.
2. Truy Cập và Nhúng Tệp Từ Lưu Trữ Đám Mây: Dễ Dàng Với Mọi Tài Liệu
Notion hiện vẫn còn thiếu hỗ trợ cho một số nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến như Proton Drive và Microsoft OneDrive. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng Google Drive, Dropbox hoặc Box, các tích hợp của chúng với Notion chắc chắn rất đáng để cân nhắc. Các tích hợp này cung cấp chức năng tương tự nhau, giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả hơn:
- Google Drive: Cho phép bạn đính kèm và xem trước trực tiếp các tài liệu, bảng tính và bản trình bày ngay trong Notion.
- Box: Hỗ trợ duyệt tệp, dán liên kết Box vào Notion và nhúng bản xem trước.
- Dropbox: Cung cấp khả năng duyệt tệp và nhúng bản xem trước trong Notion.
Việc nhúng tệp vào Notion mang lại lợi ích lớn hơn nhiều so với việc chỉ dán các liên kết thuần túy. Ví dụ, bản xem trước PDF cho phép bạn xem nội dung tài liệu mà không cần phải mở ứng dụng bên ngoài. Nhược điểm chính của các tích hợp này là đôi khi bạn cần phải cấp quyền lại kết nối, điều này có thể gây ra vấn đề truy cập cho những người cộng tác.
3. Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc: Tiết Kiệm Thời Gian Vượt Trội
Đây là nhóm tích hợp mạnh mẽ nhất hiện có, nhưng chúng thường đi kèm với một đường cong học hỏi và yêu cầu thiết lập ban đầu. Khả năng của chúng chỉ bị giới hạn bởi những gì bạn cấu hình trong chính các nền tảng tự động hóa. IFTTT (If This Then That) kết nối Notion với hơn 700 ứng dụng, Zapier với hơn 5.000 ứng dụng, và Integrately với hơn 1.100 ứng dụng.
Cái tên của IFTTT đã nói lên cách các nền tảng này hoạt động: tự động hóa về cơ bản là lập trình các tác vụ theo kiểu “Nếu điều này xảy ra, thì hãy làm điều kia.” Nhiều chức năng tự động hóa diễn ra bên ngoài Notion, mang lại sự linh hoạt đáng kinh ngạc. Một số ví dụ điển hình bao gồm:
- Nếu một thẻ Trello được giao cho bạn, hãy tạo một mục To-Do trong Notion.
- Nếu một tin nhắn Slack được đánh dấu, hãy thêm nó làm nhiệm vụ ưu tiên trong Notion.
- Nếu một sự kiện Google Calendar được tạo, hãy đồng bộ nó với Notion và đăng thông báo trong Slack.
- Nếu bạn thêm một mục qua Siri hoặc Alexa, hãy tạo một mục tương ứng trong Notion.
4. Sơ Đồ Tư Duy: Trực Quan Hóa Ý Tưởng và Khái Niệm
Mặc dù công cụ miễn phí được yêu thích của chúng tôi là Draw.io không có sẵn dưới dạng tích hợp Notion, nhưng Mindmap.so và Miro lại cung cấp những giải pháp thay thế tuyệt vời. Nếu bạn là một người tư duy trực quan, sơ đồ tư duy là một cách tuyệt vời để động não, phân tích các chủ đề phức tạp và sắp xếp các ý tưởng đa tầng.
- Mindmap.so: Thay vì tích hợp vào Notion, Mindmap.so cho phép bạn nhập các trang và cơ sở dữ liệu (databases) từ Notion vào nền tảng của nó, giúp bạn xem trước nội dung Notion trực tiếp trong Mindmap.so.
- Miro: Cho phép nhúng các bảng Miro trực tiếp vào Notion với tính năng đồng bộ hóa theo thời gian thực, đảm bảo rằng mọi cập nhật trong Notion sẽ được phản ánh ngay lập tức trong Miro và ngược lại.
Màn hình hiển thị các mẹo và thủ thuật Notion, minh họa cách tối ưu trải nghiệm Notion
5. Các Tích Hợp Notion Độc Đáo Khác: Mở Rộng Trải Nghiệm
Một số tích hợp không dễ dàng xếp vào một danh mục cụ thể, nhưng vẫn cung cấp chức năng có giá trị đáng kể. Một trong số những cái tên được nhắc đến thường xuyên nhất là Fillout Forms – một trình tạo biểu mẫu được thiết kế riêng cho Notion, giúp điền dữ liệu phản hồi trực tiếp vào cơ sở dữ liệu của bạn.
Hầu hết các tích hợp Notion chủ yếu cho phép nhúng nội dung từ một nền tảng vào một nền tảng khác. Tuy nhiên, một số ít cung cấp chức năng bổ sung đáng kể, có thể nâng cao đáng kể khả năng vốn đã mạnh mẽ của Notion. Các tích hợp giá trị nhất thường là các công cụ tự động hóa như IFTTT và Zapier. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các gói miễn phí của chúng thường rất hạn chế, gần như chỉ là bản demo. Các giới hạn này dường như được thiết kế để khuyến khích người dùng nâng cấp lên gói trả phí khi họ nhận ra rằng không thể thực hiện được nhiều tác vụ nếu không nâng cấp.
Dù bạn đang sử dụng Notion vào mục đích gì, bạn có lẽ đã tìm ra cách để nó hoạt động hiệu quả theo nhu cầu của mình – và đó có thể là lý do tại sao các tích hợp Notion không được chú ý nhiều. Mặc dù vậy, các tùy chọn nhúng thực sự hữu ích nếu bạn đã và đang sử dụng một số nền tảng được đề cập. Vì vậy, việc tích hợp chúng vào quy trình làm việc của bạn có thể là một bổ sung đáng giá, giúp tối ưu hóa trải nghiệm Notion tổng thể.