Trong thế giới hiện đại đầy bận rộn, việc duy trì các thói quen tốt không chỉ đòi hỏi động lực mà còn cần một hệ thống rõ ràng để dễ dàng bắt đầu và kiên trì. Đây chính là lúc các công cụ quản lý cá nhân như Notion trở nên vô cùng hữu ích. Với vai trò là một chuyên gia SEO và biên tập viên công nghệ tại congnghehot.net, tôi đã sử dụng Notion trong nhiều năm để thiết lập danh sách công việc và lời nhắc, nhưng tiềm năng của nó còn vượt xa hơn thế. Bạn hoàn toàn có thể biến Notion thành một “huấn luyện viên” và công cụ theo dõi thói quen mạnh mẽ chỉ với vài thủ thuật đơn giản. Dưới đây là cách tôi áp dụng để quản lý và theo dõi thói quen hiệu quả, giúp bạn định hình cuộc sống và đạt được mục tiêu lớn hơn.
Giao diện Notion với các thẻ màu sắc đa dạng giúp tổ chức và theo dõi thói quen hiệu quả.
1. Mã Hóa Màu Sắc Với Thẻ (Color-coding with tags)
Tham Chiếu Trực Quan Cho Các Danh Mục
Các mục nhập dài, đơn sắc thường khiến tôi dễ bị lạc trong mớ thông tin. Đó là lý do tôi tận dụng tính năng Multi-Select để tạo các thẻ màu sắc. Mặc dù tính năng này không hoạt động với các danh sách công việc thông thường, nhưng nó cực kỳ hiệu quả trong các cơ sở dữ liệu (Notion databases) – nơi tôi chủ yếu dùng để quản lý thói quen của mình.
Tôi có một vài thẻ chính tương ứng với các khía cạnh quan trọng trong cuộc sống như: Tâm trí, Sức khỏe, Công việc và Sáng tạo. Việc gán thẻ liên quan cho mỗi mục nhập trong cơ sở dữ liệu không chỉ giúp tôi có cái nhìn tổng quan trực quan hơn về các thói quen, mà còn giúp dễ dàng nhận ra khi có lĩnh vực nào đó bị bỏ quên. Chẳng hạn, khi một cơ sở dữ liệu chỉ chứa đầy các thẻ màu xanh (Công việc) và màu vàng (Tâm trí), điều đó cho thấy tôi có thể cần tập trung nhiều hơn vào Sức khỏe và Sáng tạo – ví dụ như đến phòng gym hoặc dành thời gian chỉnh sửa video.
2. Thiết Lập Lời Nhắc Trong Trang và Cơ Sở Dữ Liệu
Cách Dễ Dàng Để Không Bỏ Lỡ Việc
Notion không phải là một ứng dụng nhắc nhở chuyên dụng, nhưng nó vẫn cung cấp một số chức năng nhắc nhở hữu ích. Thứ nhất, bạn có thể tạo lời nhắc ngay trong trang bằng cách đơn giản thêm thẻ @remind vào văn bản, sau đó nhấp vào nó để chọn ngày. Tuy nhiên, tôi thích thiết lập lời nhắc trong các cơ sở dữ liệu hơn. Tất cả những gì bạn cần làm là thêm một thuộc tính Ngày (Date property), sau đó trong cột Ngày bên cạnh mục nhập của bạn, chọn ngày và bật tùy chọn Remind. Bạn sẽ nhận được thông báo trong Hộp thư đến (Inbox) của Notion.
Để tăng cường hiệu quả, tôi còn kết hợp các lời nhắc này với các công thức (formulas) để gắn cờ những việc đã quá hạn – đặc biệt là những việc quan trọng. Việc nhìn thấy nhãn “Quá hạn” đó khiến tôi phải xem xét lại mục nhập ngay lập tức.
Giao diện Notion với các thẻ màu sắc đa dạng giúp tổ chức và theo dõi thói quen hiệu quả.
3. Sử Dụng Biểu Tượng Cảm Xúc (Emojis)
Đánh Dấu Trực Quan Tình Trạng Thói Quen
Là một người tư duy bằng hình ảnh, các biểu tượng cảm xúc thường rất hiệu quả với tôi. Tôi đã bắt đầu thêm emoji vào các mục nhập cơ sở dữ liệu cũng như văn bản trong trang để có cái nhìn trực quan về trạng thái và hiệu suất của mình (bạn có thể làm điều này bằng cách gõ dấu hai chấm : và tìm kiếm emoji). Chẳng hạn, một emoji ngọn lửa 🔥 có nghĩa là tôi đã hoàn thành xuất sắc, trong khi emoji mặt miệng chéo 😐 có nghĩa là mọi thứ “tạm được”. Theo thời gian, cơ sở dữ liệu của bạn có thể bắt đầu kể một câu chuyện về cách bạn tiếp cận các thói quen của mình.
Điều tuyệt vời hơn là khi bạn sử dụng chế độ Lọc (Filter) để xem có bao nhiêu mục nhập có biểu tượng cảm xúc nào. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng nhận ra loại thói quen nào cần được tập trung hoặc nỗ lực nhiều hơn.
4. Theo Dõi Mức Độ Tương Tác Với Thuộc Tính “Thời Gian Chỉnh Sửa Cuối Cùng”
Xác Định Thói Quen Bị Lãng Quên
Một cách thú vị khác để theo dõi mức độ tương tác với thói quen của bạn là thêm thuộc tính Thời gian chỉnh sửa cuối cùng (Last Edited Time property) vào cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ cho bạn biết đã bao lâu kể từ lần cuối bạn tương tác với mục nhập đó. Tính năng này kết hợp đặc biệt tốt với các biểu tượng cảm xúc và thẻ màu sắc đã đề cập ở trên – nếu bạn liên tục nhận thấy điều gì đó mà mình đã bỏ bê, thuộc tính Last Edited Time sẽ xác nhận điều đó. Bằng cách này, bạn có thể hành động và đưa nó vào danh sách ưu tiên hoặc lên lịch vào lịch của mình để chăm sóc (TLC).
Hướng dẫn thêm thuộc tính "Last Edited Time" vào cơ sở dữ liệu Notion để theo dõi sự tương tác với thói quen.
5. Tính Năng “Thời Gian Tạo” Để Đếm Chuỗi Thói Quen
Động Lực Từ Sự Kiên Trì
Tương tự như trên, thuộc tính Thời gian tạo (Created Time property) cho phép bạn theo dõi một thói quen đã tồn tại bao lâu. Vì vậy, nếu bạn liên tục tham khảo lại một mục nhập, việc có thuộc tính này giống như một lời nhắc nhở tuyệt vời về việc bạn đã duy trì nó trong bao lâu và có thể đóng vai trò là động lực để tiếp tục. Đây cũng là thời điểm tốt để thêm một công thức để tính toán số ngày hoặc tháng kể từ khi thói quen được hình thành – nó giống như một bộ đếm chuỗi nhỏ.
Cách thêm thuộc tính "Created Time" trong Notion giúp ghi nhận thời điểm bắt đầu và duy trì một thói quen mới.
6. Tạo Bộ Theo Dõi Tổng Quan Với Rollups
Cái Nhìn Tổng Thể Về Dữ Liệu
Rollups là những công cụ theo dõi nhỏ hoàn hảo và là một trong những thủ thuật cơ sở dữ liệu Notion yêu thích của tôi. Chúng lấy dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu khác và có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh chóng về thói quen của mình. Giả sử tôi muốn theo dõi tổng lượng nước uống – tôi sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng để ghi lại từng ly nước, và trong bộ theo dõi thói quen hàng ngày, tôi có thể kéo tất cả thông tin đó để hiển thị tổng số ly nước dưới dạng thanh trạng thái. Bạn có thể làm điều này cho bất cứ thứ gì, chẳng hạn như số trang bạn đã viết cho cuốn sách của mình hoặc tổng số thói quen bạn đã hoàn thành trong ngày.
7. Liên Kết Thói Quen Với Mục Tiêu Lớn Hơn Bằng Relations
Ghi Nhớ Bức Tranh Lớn
Thủ thuật đơn giản nhất trong danh sách này là sử dụng tính năng Relations. Nó cơ bản nhưng lại cực kỳ hiệu quả. Tôi có một cơ sở dữ liệu Mục tiêu Dài hạn riêng biệt, nơi mỗi mục tiêu đều có các thói quen hỗ trợ được gắn vào. Chẳng hạn, một mục nhập “Cải thiện giấc ngủ” có thể có các thói quen như “không dùng màn hình sau 10 giờ tối” gắn liền với nó, hoặc một mục tiêu học đàn piano sẽ có tất cả các đoạn nhạc đã luyện tập và theo dõi được đính kèm. Việc nhìn thấy những kết nối này giúp các thói quen hàng ngày trở nên có ý nghĩa hơn rất nhiều.
Màn hình laptop hiển thị giao diện Notion với các cơ sở dữ liệu được tổ chức chuyên nghiệp, hỗ trợ quản lý công việc và thói quen.
Thiết Kế Hệ Thống Nhất Quán Với Notion
Duy trì thói quen là về sự nhất quán hơn bất cứ điều gì khác, và Notion được xây dựng chính xác để phục vụ mục đích đó. Có rất nhiều tính năng và chức năng bạn có thể tận dụng để đảm bảo mình luôn đi đúng hướng – tất cả những gì bạn cần làm là dành vài phút để thiết lập chúng. Nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, hãy thử một vài thủ thuật này để tạo đà và biến Notion thành công cụ quản lý thói quen hiệu quả, giúp bạn kiến tạo một cuộc sống có tổ chức và đạt được mọi mục tiêu đề ra.