Nếu bạn sử dụng máy tính mỗi ngày, chắc hẳn có nhiều tác vụ bạn thực hiện lặp đi lặp lại. Đôi khi chỉ đơn giản là mở trình duyệt yêu thích hay khởi động một bộ ứng dụng làm việc cố định. Dù là loại hành động nào, việc thực hiện thủ công từng bước để tái tạo cùng một kịch bản mỗi lần đều tốn thời gian đáng kể. Thay vào đó, bạn có thể tận dụng các công cụ tự động hóa mạnh mẽ trên máy tính để bàn hoặc laptop chạy Windows. Những công cụ này cho phép bạn lập trình để thực hiện bất kỳ chức năng hoặc một tập hợp các chức năng nào đó thông qua các lệnh và trình kích hoạt cụ thể. Chỉ cần chọn một hành động từ danh sách hoạt động, sau đó chọn một trình kích hoạt để kích hoạt hành động đó. Dù các ví dụ bạn thường thấy khá đơn giản, nhưng trên thực tế, bạn có thể thực hiện tự động hóa cực kỳ mạnh mẽ bằng các công cụ này, giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian mỗi ngày – để bạn có thể dành thời gian đó cho công việc khác hoặc xây dựng những thói quen tốt hơn. Hãy cùng congnghehot.net tìm hiểu những ứng dụng và các tình huống thực tế nơi bạn có thể áp dụng tự động hóa để cuộc sống trở nên dễ dàng hơn.
1. Windows Task Scheduler: Công Cụ Tích Hợp Sẵn Mạnh Mẽ
Hầu hết người dùng có thể không biết, nhưng Windows 11 sở hữu vô số tính năng và công cụ tích hợp sẵn giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng ứng dụng bên thứ ba. Ví dụ, Clipchamp là một trình chỉnh sửa video xuất sắc được tích hợp sẵn vào hệ điều hành, cung cấp nhiều tính năng hơn bạn tưởng. Một ví dụ khác như vậy là ứng dụng Task Scheduler (Lịch trình tác vụ) bên trong Windows. Đúng như tên gọi, ứng dụng này – theo cách hiểu đơn giản – lên lịch các tác vụ diễn ra tại các khoảng thời gian hoặc trình kích hoạt đã định.
Khả năng lên lịch tác vụ cơ bản
Ví dụ, bạn có thể chọn mở File Explorer vào 9 giờ sáng mỗi ngày hoặc đóng trình duyệt Arc vào 6 giờ chiều mỗi ngày sau khi bạn kết thúc công việc. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh tần suất của hành động. Đặt những ngày trong tuần bạn muốn tác vụ kích hoạt hoặc chọn một ngày cụ thể.
Nếu bạn nghĩ rằng điều đó quá cơ bản, đây chỉ là một ví dụ nhỏ về những gì Windows Task Scheduler có thể làm ở cấp độ bề mặt. Ứng dụng này cũng cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo các tác vụ và tự động hóa nâng cao. Với tùy chọn này, bạn có thể đặt tên cho quá trình tự động hóa của mình, thiết lập nó chỉ kích hoạt khi một tài khoản người dùng nhất định đăng nhập và thậm chí chọn các điều kiện tùy chỉnh để nó chạy.
Giao diện ứng dụng Task Scheduler trên Windows 11 hiển thị các tác vụ đã lên lịch
Tự động hóa nâng cao với các điều kiện tùy chỉnh
Ví dụ, việc mở hoặc đóng một ứng dụng vào một thời điểm nhất định trong ngày có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Đối với các tác vụ nâng cao, ứng dụng cung cấp cho bạn tùy chọn để đặt các trình kích hoạt tùy chỉnh dựa trên một sự kiện, khi bạn mở khóa PC, khóa PC hoặc đăng nhập nếu bạn muốn thực hiện các tác vụ ngay lập tức khi bật PC.
Màn hình chính của Windows Task Scheduler với các tùy chọn tạo tác vụ cơ bản và nâng cao
Hơn nữa, việc thực hiện tự động hóa nâng cao cũng có thể bao gồm việc chạy các script Command Prompt như một hành động thay vì chỉ đơn giản là khởi chạy hoặc đóng một ứng dụng. Khi được sử dụng đúng cách, Windows Task Scheduler có thể là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để hoàn thành công việc mà không tốn quá nhiều thời gian lặp lại các hành động. Khi bạn sử dụng ứng dụng nhiều hơn, bạn sẽ có thể tìm ra tất cả các cách khác nhau để sử dụng nó nhằm tiết kiệm thời gian và công sức.
2. Microsoft Power Automate: Giải Pháp Tự Động Hóa Văn Phòng Toàn Diện
Nhiều quyết định của Microsoft đôi khi khá khó hiểu. Ví dụ như quyết định này: tại sao Windows Task Scheduler và Microsoft Power Automate lại là các ứng dụng riêng biệt? Với cách thức hoạt động tương tự, chúng nên được kết hợp thành một ứng dụng duy nhất trên Windows 11. Dù sao đi nữa, nếu bạn thấy ứng dụng Task Scheduler còn hạn chế về chức năng, bạn có thể sử dụng một ứng dụng khác cũng được đóng gói sẵn trong bản dựng Windows 11 của bạn – Microsoft Power Automate. Không giống như Task Scheduler chỉ có thể khởi chạy chương trình hoặc chạy các script Command Prompt đơn giản, Power Automate có khả năng vượt trội hơn rất nhiều.
Khác biệt và ưu thế so với Task Scheduler
Microsoft Power Automate cung cấp một giao diện thân thiện hơn, trực quan hơn cho người dùng phổ thông, đồng thời mở rộng khả năng tự động hóa vượt ra ngoài phạm vi hệ thống cục bộ. Nó có thể tích hợp với các dịch vụ đám mây, ứng dụng web và các nền tảng khác, tạo ra một hệ sinh thái tự động hóa rộng lớn hơn. Điều này giúp Power Automate trở thành lựa chọn lý tưởng cho các tác vụ phức tạp liên quan đến nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau.
Các tác vụ văn phòng và tích hợp dịch vụ trực tuyến
Các tác vụ tiềm năng bạn có thể thực hiện thông qua ứng dụng bao gồm khả năng tự động gửi email đến một danh sách gửi thư, tự động tải xuống tệp đính kèm từ email, tích hợp các dịch vụ trực tuyến với Excel để trích xuất dữ liệu, v.v. Bản thân người viết đã thiết lập ứng dụng để tự động đồng bộ hóa tất cả các tệp đính kèm Gmail với Google Drive, điều này cực kỳ hữu ích vì không cần phải tìm kiếm hàng ngàn email để tìm một tài liệu khi cần.
Microsoft Power Automate tự động lưu trữ các file đính kèm từ Gmail vào Google Drive
Một trường hợp sử dụng tốt khác là tự động di chuyển dữ liệu từ Microsoft Forms sang một bảng tính Excel. Khi làm việc với một tập dữ liệu lớn hoặc tiến hành một cuộc khảo sát, đây là một “vị cứu tinh” tuyệt đối. Có một số tác vụ văn phòng bạn có thể tự động hóa với dịch vụ này – bao gồm tự động hóa Excel – giúp bạn tiết kiệm hàng tấn thời gian mỗi ngày. Hãy nghĩ đến việc chạy các script trong Excel để thực hiện một chức năng trên một tập dữ liệu lớn. Bạn có thể sử dụng Copilot để tạo các script hoặc các cách khác nhau để tự động hóa công việc của mình trong Excel hoặc bất kỳ ứng dụng nào trong bộ Microsoft Office.
Các tác vụ hàng ngày có thể tự động hóa với Microsoft Power Automate giúp tối ưu công việc
3. AutoHotkey: Tự Động Hóa Bằng Script Và Phím Tắt
Bây giờ hãy đến với những thứ nghiêm túc hơn. AutoHotkey là một công cụ scripting tự động hóa cho phép người dùng Windows thực hiện các hành động có thể thực sự thay đổi cách họ sử dụng máy tính. Vì đây là một ứng dụng bên thứ ba, khả năng là vô tận. Tự động hóa không chỉ giới hạn ở việc khởi chạy một ứng dụng vào một thời điểm đã định hoặc gửi email theo một lịch trình nhất định. AutoHotkey cho phép bạn sử dụng các script tùy chỉnh để thiết lập các tổ hợp phím và phím tắt để kích hoạt các hành động. Nói một cách đơn giản, bạn có thể nhấn một tổ hợp phím trên bàn phím hoặc nhấp chuột một số lần nhất định để thực hiện một chức năng.
Tạo phím tắt, gõ tắt và macro tùy chỉnh
Ví dụ, bạn có thể thiết lập các phím tắt thay thế văn bản cực kỳ hữu ích khi gõ các bài viết và bài luận dài. Một ví dụ điển hình là thiết lập văn bản ‘omw’ để được thay thế bằng ‘on my way’. Giờ đây, mỗi khi bạn gõ ba chữ cái đó, AutoHotkey sẽ tự động thay thế nó bằng cụm từ đầy đủ. Không chỉ vậy, bạn thậm chí có thể tạo các clicker tự động nhấp vào một phần nhất định của màn hình theo các khoảng thời gian đã định. Cho dù đó là tạo macro, cải thiện quy trình làm việc của bạn hay kích hoạt các phím tắt giúp bạn hoàn thành công việc ít nỗ lực hơn, AutoHotkey là giải pháp “tất cả trong một” của bạn.
AutoHotkey – công cụ mạnh mẽ giúp tự động hóa bằng script và phím tắt trên Windows
Tiết kiệm thời gian bằng cách giảm thao tác
Trong khi các dịch vụ được đề cập trước đó tiết kiệm thời gian bằng cách khởi chạy ứng dụng nhanh chóng, AutoHotkey làm như vậy bằng cách giảm số lần gõ phím và nhấp chuột của bạn. Mặc dù có vẻ không đáng kể, nhưng thời gian tiết kiệm được sẽ tăng lên đáng kể theo thời gian khi sử dụng dịch vụ này. Có một số trường hợp tôi cần gõ lặp đi lặp lại những từ hoặc cụm từ dài khi viết bài. Rất nhiều từ trong số này là danh từ riêng với cách viết hoa kỳ lạ mà mất một chút thời gian để gõ. Một ứng dụng như AutoHotkey giúp mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách cho phép tôi gán các phím tắt như ‘nv’ để gõ Nvidia hoặc ‘sd’ cho Snapdragon.
4. MouseKey Recorder: Ghi Lại Và Phát Lại Macro Chuột/Phím
Làm thế nào có thể có một danh sách các công cụ tự động hóa mà không có một công cụ nào ghi lại và sao chép macro? MouseKey Recorder chính xác là công cụ đó. Đối với những ai chưa biết, macro là các chức năng được ghi lại trong khi chúng đang được thực hiện. Ví dụ, bạn có thể khởi chạy một loạt ứng dụng, mở các menu nhất định bên trong chúng và nhấp vào một nút. Toàn bộ quá trình có thể được ghi lại bằng MouseKey Recorder dưới dạng một macro. Sau đó, bạn có thể đặt macro lặp lại theo một lịch trình đã định.
Cách thức hoạt động và ứng dụng thực tế
Các tính năng như vậy chắc chắn không dành cho tất cả mọi người, nhưng người dùng nâng cao sẽ đánh giá cao cách nó giúp cuộc sống dễ dàng hơn cho những máy tính được thiết kế để thực hiện một chức năng duy nhất. Giả sử có một quy trình nhất định phải tuân theo khi một ứng dụng ngừng phản hồi và bạn cần khởi chạy lại nó nhanh chóng. Thay vì nhấp bốn lần khác nhau và tốn thời gian thực hiện, bạn có thể ghi lại macro và chạy nó thông qua một tổ hợp phím. Vì vậy, lần tới khi ứng dụng ngừng hoạt động, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn một phím duy nhất và xem toàn bộ quá trình được tự động thực hiện.
Chức năng ghi lại macro để tự động hóa các thao tác chuột và bàn phím hiệu quả
Lợi ích cho người dùng chuyên sâu
Bản thân người viết đã từng sử dụng một macro để tự động thêm sản phẩm vào giỏ hàng ngay khi nó được giảm giá. Đó là một đợt flash sale, có nghĩa là có số lượng sản phẩm giới hạn sẽ được bán chính xác vào 12 giờ trưa. Tôi biết mình sẽ quá chậm để làm điều đó bằng tay, vì vậy tôi đã sử dụng một macro để tự động nhấp vào nút “Thêm vào giỏ hàng” vài ngàn lần trong một giây. Nó hoạt động đáng ngạc nhiên, vì tôi đã có thể mua sản phẩm mà không gặp bất kỳ vấn đề gì. Tất nhiên, có nhiều trường hợp sử dụng hiệu quả khác cho MouseKey Recorder ngoài việc đặt hàng sản phẩm trực tuyến, nhưng bạn đã hiểu ý tưởng chính.
Nâng Cao Hiệu Suất Làm Việc Của Bạn Với Tự Động Hóa
Sử dụng tự động hóa để cải thiện quy trình làm việc của bạn có thể tác động đáng kể đến năng suất của bạn. Ban đầu, nhiều người có thể nghĩ rằng việc tự động hóa các tác vụ nhỏ và nhàm chán sẽ không tạo ra sự khác biệt lớn vì nó chỉ tiết kiệm vài giây thời gian của bạn trong mỗi trường hợp. Tuy nhiên, thời gian tiết kiệm được sẽ được nhân lên rất nhiều khi bạn xem xét tất cả các trường hợp bạn có thể tự động hóa công việc của mình và số lần bạn có thể sử dụng nó mỗi ngày. Với các công cụ như Windows Task Scheduler, Microsoft Power Automate, AutoHotkey và MouseKey Recorder, việc tối ưu hóa quy trình làm việc trên Windows trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Hãy bắt đầu khám phá và ứng dụng chúng để nâng tầm hiệu suất làm việc của bạn ngay hôm nay! Bạn nghĩ sao về các công cụ tự động hóa này? Hãy để lại bình luận bên dưới nhé!