Bộ công cụ kỹ thuật số của tôi từng bùng nổ với các phần mềm, nhưng đồng thời, bảng chi phí hàng tháng cũng phình to không kém. Tôi mắc kẹt trong vòng xoáy thanh toán cho nhiều công cụ mà thực sự chỉ sử dụng một phần nhỏ các tính năng của chúng. Quyết định đã đến lúc phải “dọn dẹp” lại không gian kỹ thuật số của mình, tôi bắt đầu hành trình tìm kiếm. Điều bất ngờ là tôi đã khám phá ra một kho tàng các phần mềm miễn phí và mã nguồn mở mạnh mẽ, không chỉ sánh ngang mà trong một số trường hợp, còn vượt trội hơn hẳn so với những đối thủ trả phí.
Hãy để tôi chia sẻ hành trình thay thế các gói đăng ký tốn kém bằng những lựa chọn phần mềm miễn phí đầy bất ngờ này. Đây là cách tôi duy trì (thậm chí cải thiện) năng suất và hiệu quả công việc mà không tốn một đồng nào, mở ra cánh cửa cho việc tối ưu chi phí công nghệ một cách triệt để cho người dùng Việt Nam.
Hình ảnh laptop hiển thị GIMP và Joplin, minh họa các phần mềm mã nguồn mở thay thế hiệu quả
1. Photopea: Giải Pháp Thay Thế Adobe Photography Plan Hoàn Hảo
Nhiều lựa chọn miễn phí đang chờ bạn
Gói Adobe Photography Plan, dù mạnh mẽ đến đâu, vẫn là một khoản chi phí định kỳ đáng kể. Tôi đã trả tiền cho nó suốt nhiều năm chỉ để chỉnh sửa Lightroom thỉnh thoảng và vài thao tác Photoshop nhanh chóng. Nhưng dần dần, chi phí hàng tháng bắt đầu trở nên quá mức. Đó là lúc tôi khám phá ra Photopea. Nó giống như có ai đó đã đưa toàn bộ Photoshop trực tiếp lên trình duyệt của tôi, và nó xử lý hầu hết mọi thứ tôi cần một cách mượt mà.
Giao diện của Photopea ngay lập tức quen thuộc, và tôi thực sự kinh ngạc về khả năng xử lý các tệp PSD (Photoshop Document) của nó. Mặc dù tôi cũng đã thử nghiệm với GIMP, đặc biệt sau khi phiên bản v3.0 ra mắt với nhiều cải tiến, nhưng sự tiện lợi trên nền web và cảm giác tương tự Photoshop đã biến Photopea thành công cụ chỉnh sửa ảnh online mà tôi tin dùng. Photopea sở hữu rất nhiều tính năng cần thiết cho việc chỉnh sửa ảnh chuyên nghiệp, bao gồm quản lý lớp (layer controls), công cụ chọn vùng (selection tools), lớp điều chỉnh (adjustment layers), bộ lọc (filters) và nhiều hơn thế nữa.
Tôi không khẳng định đây là một sự thay thế 1:1 hoàn hảo, nhưng đối với quy trình làm việc của tôi, nó đã hoạt động tuyệt vời, và ví tiền của tôi chắc chắn hạnh phúc hơn rất nhiều.
Logo của Photopea, công cụ chỉnh sửa ảnh online miễn phí thay thế Photoshop
2. Google Workspace: Lựa Chọn Thông Minh Thay Thế Microsoft 365
Tránh tích hợp Copilot không cần thiết
Microsoft 365, dù không thể phủ nhận sự mạnh mẽ của nó, đã trở thành một gánh nặng đáng kể cho ngân sách của tôi. Việc thúc đẩy tích hợp Copilot gần đây càng khiến giá tăng cao hơn cho những tính năng mà tôi không thực sự cần. Đó là lúc tôi quyết định chuyển đổi hoàn toàn sang Google Workspace.
Thành thật mà nói, quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ một cách đáng ngạc nhiên. Google Docs xử lý các nhu cầu soạn thảo văn bản của tôi một cách hoàn hảo, với khả năng cộng tác thời gian thực vượt trội so với Word. Google Sheets và Slides cũng hoàn toàn ngang tầm với Excel và PowerPoint về khả năng xử lý bảng tính và trình chiếu chuyên nghiệp.
Lợi thế lớn nhất đối với tôi chính là tính chất hợp tác của Google Workspace. Việc có thể làm việc trên tài liệu cùng lúc với những người khác mà không phải lo lắng về việc kiểm soát phiên bản đã thực sự thay đổi cách tôi làm việc, giúp đội nhóm tối ưu hiệu suất một cách đáng kể.
Ví dụ GPT tích hợp trong Google Sheets, biểu trưng khả năng của Google Workspace
3. Plaky: Lãng Quên Trello Để Quản Lý Dự Án Miễn Phí
Quản lý dự án không cần trả phí định kỳ
Các bảng Kanban của Trello rất tuyệt vời cho việc quản lý dự án đơn giản, nhưng khi các dự án của tôi trở nên phức tạp hơn, tôi thấy mình cần nhiều tính năng mạnh mẽ hơn – mà không phải trả mức giá đắt đỏ. Đó là lúc tôi khám phá ra Plaky. Nó thực sự khiến tôi ngạc nhiên về những gì nó cung cấp miễn phí.
Plaky về cơ bản đã kết hợp những điểm tốt nhất từ bảng Kanban trực quan của Trello với các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ hơn. Tôi có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau, theo dõi hoạt động dự án và thêm thông tin tùy chỉnh vào mỗi nhiệm vụ. Mặc dù Plaky cung cấp nhiều gói trả phí, nhưng gói miễn phí của nó đã quá đủ đối với tôi vì nó bao gồm không giới hạn không gian làm việc (spaces), bảng (boards), mục (items) và chế độ xem (views), biến nó thành một giải pháp quản lý công việc nhóm lý tưởng.
Giao diện quản lý dự án của Plaky, thể hiện tính năng Kanban board và theo dõi công việc
4. Bitwarden: Quản Lý Mật Khẩu Mã Nguồn Mở, An Toàn Hơn 1Password
Ưu tiên lựa chọn mã nguồn mở
1Password đã là trình quản lý mật khẩu yêu thích của tôi trong nhiều năm. Mặc dù tôi đánh giá cao tính bảo mật và giao diện thân thiện với người dùng của nó, một lựa chọn mã nguồn mở đã thu hút sự chú ý của tôi. Tôi đã thử nó trong một tuần, và tôi không còn quay lại 1Password nữa kể từ đó.
Bitwarden là một trình quản lý mật khẩu mã nguồn mở cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ, thường sánh ngang hoặc thậm chí vượt trội hơn 1Password, tất cả đều hoàn toàn miễn phí. Giống như 1Password, nó có sẵn trên mọi nền tảng mà bạn có thể nghĩ đến, từ Windows, macOS, Linux đến iOS, Android và tiện ích mở rộng trình duyệt. Danh sách các tính năng bao gồm trình tạo mật khẩu tích hợp, nhiều danh mục đăng nhập, tính chất mã nguồn mở, và hơn thế nữa. Thậm chí còn có tùy chọn tự lưu trữ dữ liệu Bitwarden trên máy chủ của riêng bạn để đạt được sự riêng tư tối đa. Tôi nhận thấy Bitwarden đáng tin cậy và giàu tính năng không kém gì 1Password mà không phải trả chi phí định kỳ, đây thực sự là một lựa chọn tối ưu cho việc bảo mật mật khẩu cá nhân.
Biểu tượng Bitwarden, ứng dụng quản lý mật khẩu với gói miễn phí đầy đủ tính năng
5. Microsoft To Do: Tạm Biệt Todoist, Chào Đón Công Cụ Quản Lý Tác Vụ Thông Minh
Nhiều ứng dụng quản lý tác vụ miễn phí đáng giá
Mặc dù không thiếu các ứng dụng quản lý tác vụ trên thị trường, tôi đã thành công trong việc thay thế Todoist bằng Microsoft To Do. Ban đầu, tôi đã bỏ qua nó vì nghĩ rằng nó chỉ là một trình quản lý tác vụ cơ bản. Nhưng tôi đã rất ngạc nhiên khi thấy Microsoft To Do đã trưởng thành thành một công cụ mạnh mẽ và giàu tính năng.
Tính năng yêu thích của tôi là cách các nhiệm vụ từ email được gắn cờ trong Outlook tự động xuất hiện trong To Do, và điều này đã giúp tôi sắp xếp việc quản lý email của mình một cách nhanh chóng. Các tính năng như My Day (Ngày của tôi) và danh sách đã giúp tôi ưu tiên các nhiệm vụ và duy trì sự tổ chức. Giống như Todoist, Microsoft To Do hỗ trợ ngôn ngữ tự nhiên, nơi tôi có thể đơn giản gõ “Mua sắm thực phẩm vào 11 giờ sáng mai” và tạo một nhiệm vụ liên quan ngay lập tức. Đây là một phần mềm miễn phí tuyệt vời để quản lý công việc cá nhân và công việc hàng ngày hiệu quả.
Giao diện Microsoft To Do, ứng dụng quản lý tác vụ hiệu quả và miễn phí
6. Obsidian: Thay Thế Evernote An Toàn, Xây Dựng Hệ Thống PKM Vững Chắc
Xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) miễn phí
Evernote từng là tủ hồ sơ kỹ thuật số của tôi trong nhiều năm, một nơi để lưu trữ mọi thứ từ ghi chú cuộc họp đến các trang web được cắt. Tuy nhiên, với việc giá gói đăng ký của công ty ngày càng tăng, tôi bắt đầu tìm kiếm các giải pháp thay thế. Tôi đã thử nhiều lựa chọn và cuối cùng đã chọn Obsidian.
Obsidian, về bản chất, là một cơ sở kiến thức mạnh mẽ hoạt động trên các tệp Markdown thuần túy. Obsidian lưu trữ các ghi chú của tôi cục bộ và cho phép tôi toàn quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu của mình. Đây là một sự thay đổi đáng kể so với phương pháp tập trung vào đám mây (và, tôi dám nói, dễ bị tổn thương) của Evernote. Nhờ tính linh hoạt của nó, tôi thậm chí còn sử dụng Obsidian như một nhật ký kỹ thuật số cá nhân.
Danh sách các tính năng nổi bật của Obsidian bao gồm một hệ sinh thái plugin mạnh mẽ, các liên kết ngược (backlinks) giúp kết nối các ý tưởng, chế độ xem đồ thị (graph view) để hình dung mạng lưới kiến thức, tính năng Canvas linh hoạt, và một thư viện chủ đề phong phú. Đây là một công cụ lý tưởng để xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) miễn phí và hiệu quả.
Logo ứng dụng ghi chú Obsidian, nền tảng xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM)
Hành trình chuyển đổi tiết kiệm chi phí của tôi
Adobe’s Photography plan, Microsoft 365, Todoist, Evernote, 1Password và Trello – một đội hình mạnh mẽ, không nghi ngờ gì, nhưng cũng là một đội hình đắt đỏ. Thật dễ dàng bị cuốn vào sự thoải mái của các hệ sinh thái phần mềm quen thuộc, thường là tốn kém. Tuy nhiên, các phần mềm miễn phí mà tôi đã khám phá đã chứng minh rằng chức năng mạnh mẽ không phải lúc nào cũng đi kèm với một mức giá.
Tôi thực sự khuyên bạn nên đánh giá lại các gói đăng ký phần mềm của mình, khám phá các lựa chọn thay thế miễn phí có sẵn và giành lại quyền kiểm soát ngân sách của bạn. Nếu bạn là một chuyên gia sáng tạo, hãy xem xét các bộ công cụ mã nguồn mở này để nâng cao quy trình làm việc của bạn mà không tốn kém một xu nào. Bằng cách đó, bạn không chỉ tối ưu chi phí công nghệ mà còn có thể khám phá ra những công cụ mới mẻ, mạnh mẽ và phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của mình.