Việc trở lại văn phòng sau kỳ nghỉ thường đi kèm với “cơn ác mộng” mang tên Microsoft Teams: hàng chục, thậm chí hàng trăm tin nhắn và luồng trò chuyện chưa đọc. Thường thì bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc dành cả ngày đầu tiên để đọc lại tất cả những gì đã bỏ lỡ, cố gắng lọc ra đâu là thông tin thực sự quan trọng. Trong kỷ nguyên trí tuệ nhân tạo (AI), đây chính xác là loại nhiệm vụ mà chúng ta nên giao phó cho công nghệ. May mắn thay, tính năng mới nhất từ Read AI giờ đây đã hiện thực hóa điều đó cho người dùng Microsoft Teams.
Read AI, một công cụ ghi chú cuộc họp AI nổi tiếng, đã ra mắt tính năng “Summaries for Microsoft Teams Chats and Channels” (Tóm tắt cho các cuộc trò chuyện và kênh Microsoft Teams) đầy mạnh mẽ, hứa hẹn sẽ thay đổi cách bạn cập nhật thông tin.
Quản lý nhiều cuộc trò chuyện và kênh trong Microsoft Teams
Read AI: Giải pháp tóm tắt tin nhắn Teams AI tự động hàng ngày
Theo thông báo chính thức từ blog của Read AI, tính năng “Summaries for Microsoft Teams Chats and Channels” được thiết kế để giải quyết triệt để vấn đề quá tải thông tin mà bất kỳ ai cũng gặp phải khi sử dụng các nền tảng giao tiếp như Teams. Nếu bạn chưa quen với Read AI, đây là một công cụ ghi chú cuộc họp sử dụng AI để tóm tắt nội dung cuộc họp cho các nền tảng phổ biến như Zoom, Google Meet và tất nhiên là cả Microsoft Teams.
Tính năng tóm tắt mới này sử dụng sức mạnh của AI để “cung cấp các bản tóm tắt hàng ngày súc tích về các cuộc trò chuyện và kênh Teams của bạn”. Bản tóm tắt sẽ hiển thị ngay khi bạn đăng nhập vào Microsoft Teams mỗi buổi sáng, được điều chỉnh theo múi giờ của bạn. Đặc biệt, bạn có thể tùy chọn thời gian nhận bản tóm tắt hàng ngày để đảm bảo thông tin đến vào thời điểm hữu ích nhất, dù là vào buổi sáng sớm hay muộn hơn trong ngày. Điều này giúp người dùng dễ dàng nắm bắt những thông tin cốt lõi mà không cần phải tự mình lướt qua vô vàn tin nhắn.
Tính năng này cho phép Read AI “âm thầm” theo dõi các cuộc họp, tổng hợp thông tin cập nhật từ các nền tảng được kết nối (như email và tin nhắn), sau đó tổ chức tất cả thành các bản tóm tắt dễ đọc, dễ hiểu. Mục tiêu chính là tiết kiệm thời gian đáng kể cho người dùng, giúp họ không phải mất công đào sâu vào hàng loạt luồng hội thoại dài dòng.
Giao diện tính năng tóm tắt cuộc trò chuyện hàng ngày của Read AI trong Microsoft Teams
Tùy chỉnh linh hoạt và bảo mật thông tin người dùng
Một trong những ưu điểm lớn nhất của tính năng này là việc thiết lập không tốn nhiều thời gian. Read AI cũng đã tính đến yếu tố bảo mật và quyền riêng tư: người dùng hoàn toàn có thể chọn những kênh nào mà họ muốn theo dõi và cách thức nhận bản tóm tắt (dưới dạng tin nhắn trực tiếp, trong kênh, hoặc qua ứng dụng web của Read AI). Mặc dù tính năng này ban đầu sẽ được bật theo mặc định, người dùng luôn có tùy chọn để tắt nó bất cứ lúc nào nếu không có nhu cầu sử dụng.
Yếu tố bảo mật còn được nhấn mạnh hơn khi Read AI hiểu rằng một số cuộc trò chuyện trong Teams có thể chứa thông tin mật. Do đó, để tổng hợp tin nhắn trong các kênh cụ thể, bạn có thể cần sự chấp thuận từ quản trị viên hệ thống của mình. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ và chỉ những thông tin phù hợp mới được xử lý bởi công cụ AI.
Hướng dẫn kích hoạt tính năng tóm tắt Read AI cho Microsoft Teams
Để kích hoạt tính năng tóm tắt hiệu quả này, quy trình khá đơn giản:
- Kết nối Teams với Read AI: Bước đầu tiên là kết nối tài khoản Microsoft Teams của bạn với Read AI. Điều này cấp quyền cho Read AI để truy cập và tóm tắt các tin nhắn của bạn.
- Bật “Push to Teams”: Sau khi kết nối, bạn cần bật tùy chọn “Push to Teams”. Tính năng này cho phép công cụ AI gửi các bản tóm tắt hàng ngày trực tiếp vào tài khoản Microsoft Teams của bạn. Bạn có thể chọn nhận bản tóm tắt dưới dạng tin nhắn trực tiếp cá nhân hoặc đăng trong một kênh cụ thể mà bạn đã chọn.
Với hai bước đơn giản này, bạn sẽ không cần phải kiểm tra thêm ứng dụng nào khác để cập nhật thông tin. Tất cả những gì quan trọng sẽ được tóm tắt và gửi thẳng đến hộp thư đến Teams của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Tóm lại, tính năng tóm tắt tin nhắn và kênh của Read AI là một bổ sung vô cùng hữu ích cho Microsoft Teams, đặc biệt là với những người thường xuyên tham gia nhiều cuộc họp, di chuyển liên tục, hoặc cần cập nhật nhanh chóng sau một thời gian vắng mặt. Đây là một bước tiến lớn trong việc ứng dụng AI để tối ưu hóa năng suất làm việc và đơn giản hóa quy trình cập nhật thông tin trong môi trường làm việc hiện đại.