Trong thế giới của các công cụ làm việc đa năng, Notion đã củng cố vị thế dẫn đầu trong một thời gian dài. Nền tảng này được biết đến như một trung tâm tối ưu cho việc quản lý tác vụ, ghi chú, dự án và cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, một đối thủ đáng gờm đã xuất hiện, hứa hẹn khả năng kiểm soát dữ liệu cục bộ, liên kết tri thức chặt chẽ, hỗ trợ làm việc ngoại tuyến và sự linh hoạt vượt trội. Đó chính là Obsidian. Nhưng trước khi bạn hoàn toàn chuyển sang sử dụng Obsidian, điều quan trọng là phải hiểu liệu ứng dụng này có thể thực hiện mọi tác vụ mà Notion làm được hay không.
Câu trả lời ngắn gọn là không. Bài viết này sẽ đi sâu vào những điểm mạnh độc đáo của Obsidian, khám phá tiềm năng của nó, chỉ ra những hạn chế (khi so sánh với Notion) và giải đáp câu hỏi đang được nhiều người quan tâm: liệu Obsidian có phải là giải pháp thay thế Notion mà bạn đang tìm kiếm?
Hình minh họa bàn tay cầm bút chì và cuốn sổ, biểu tượng cho việc ghi chú và quản lý tri thức cá nhân
Phương pháp tổ chức ghi chú: Tương đồng nhưng khác biệt ở tính liên kết
Cả Obsidian và Notion đều đã bao quát các tính năng cơ bản trong việc tổ chức ghi chú. Tuy nhiên, cách tiếp cận và sức mạnh cốt lõi trong tổ chức của chúng lại có sự khác biệt rõ rệt, đặc biệt là ở khả năng liên kết thông tin.
Notion: Tổ chức theo cấu trúc trang và thư mục
Với Notion, người dùng có thể tạo một không gian làm việc mới và bắt đầu thêm các trang (pages) cùng trang con (subpages) vào đó một cách linh hoạt. Bạn thậm chí có thể đánh dấu nhiều trang là mục yêu thích để dễ dàng truy cập. Nhìn chung, Notion giống như một tủ hồ sơ được tổ chức khoa học, nơi thông tin được phân loại và lưu trữ gọn gàng trong hệ thống cơ sở dữ liệu đám mây của họ.
Giao diện ứng dụng Notion, hiển thị cách tổ chức các trang và cơ sở dữ liệu
Obsidian: Lưu trữ file cục bộ và sức mạnh liên kết tri thức
Cơ chế tổ chức của Obsidian về cơ bản là dựa trên tệp tin. Ứng dụng này sử dụng các “vault” (kho chứa) làm vùng chứa cấp cao nhất cho ghi chú của bạn. Bên trong các vault, bạn có thể tạo thư mục và thư mục con để tổ chức các tệp Markdown của mình. Mặc dù bạn có thể tạo một cấu trúc phân cấp, nhưng sức mạnh thực sự của Obsidian nằm ở khả năng liên kết chặt chẽ giữa các ghi chú, chứ không chỉ đơn thuần là tổ chức theo thư mục. Bạn không thể đánh dấu ghi chú là mục yêu thích theo cách truyền thống, mà thay vào đó dựa vào các liên kết nội bộ, thẻ (tags) và chức năng tìm kiếm để khám phá thông tin liên quan.
Giao diện Obsidian hiển thị cấu trúc thư mục và các file Markdown trong một vault
Obsidian vượt trội về sự linh hoạt và khả năng kiểm soát dữ liệu
Đây là khía cạnh mà Obsidian vượt trội hơn Notion một cách rõ rệt. Obsidian mang đến cho người dùng quyền kiểm soát tuyệt đối đối với dữ liệu của mình, điều mà một ứng dụng dựa trên đám mây khó lòng sánh kịp.
Dữ liệu thuộc về bạn: Lưu trữ cục bộ và đa dạng tùy chọn đám mây
Obsidian lưu trữ ghi chú của bạn dưới dạng các tệp Markdown văn bản thuần túy trong các thư mục trên hệ thống tệp của máy tính. Điều này có nghĩa là ghi chú của bạn luôn có thể truy cập được, ngay cả khi không có kết nối internet. Đây là một lợi thế cực kỳ quan trọng đối với những người dùng làm việc ở những khu vực có internet hạn chế hoặc muốn đảm bảo dữ liệu luôn nằm trong tầm kiểm soát của họ.
Vì Obsidian sử dụng các tệp Markdown tiêu chuẩn, bạn có thể tận dụng bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây nào hỗ trợ đồng bộ hóa thư mục, bao gồm OneDrive, Dropbox, Google Drive và iCloud. Điều này mang lại cho bạn sự tự do hoàn toàn trong việc lựa chọn dịch vụ đám mây phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Ví dụ, người dùng Microsoft 365 có thể lưu trữ vault Obsidian trên OneDrive, trong khi người đăng ký Google Workspace có thể chọn Google Drive.
Hình ảnh minh họa đồng bộ hóa ghi chú Obsidian với các dịch vụ đám mây như Dropbox, Google Drive và OneDrive
Tương thích Markdown: Đảm bảo khả năng di động và bền vững của dữ liệu
Việc các tệp được lưu trữ dưới định dạng Markdown tiêu chuẩn giúp chúng có thể đọc được bằng hầu hết mọi trình soạn thảo văn bản. Điều này cho phép khả năng di động dữ liệu cực cao và đảm bảo tính bền vững lâu dài. Ngược lại, Notion chủ yếu lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu đám mây của riêng họ. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phụ thuộc vào máy chủ của Notion để truy cập ghi chú của mình, và khả năng truy cập ngoại tuyến cũng bị hạn chế.
Hạn chế của Obsidian: Thiếu vắng các tính năng Database mạnh mẽ
Trong khi Obsidian nổi bật về khả năng kiểm soát cục bộ, nó lại kém hơn đáng kể so với Notion trong lĩnh vực cơ sở dữ liệu nâng cao. Đây là điểm yếu lớn nhất của Obsidian khi so sánh với đối thủ.
Sự thua kém về khả năng tổ chức dữ liệu nâng cao
Obsidian hỗ trợ các bảng cơ bản bằng cách sử dụng cú pháp Markdown, cho phép bạn tạo các bảng đơn giản để hiển thị dữ liệu. Tuy nhiên, nó không có hỗ trợ tích hợp cho các dạng xem bảng khác nhau như danh sách (lists), thư viện ảnh (galleries) hay bảng Kanban.
Ngược lại, Notion cung cấp nhiều dạng xem đa dạng để hiển thị và tương tác với dữ liệu. Bạn có thể sử dụng bảng biểu, danh sách, thư viện, dòng thời gian, bảng Kanban, lịch, và thậm chí cả các biểu đồ khác nhau để tổ chức dữ liệu của mình. Notion còn bổ sung hỗ trợ Forms để tạo khảo sát, câu đố và thu thập dữ liệu từ các thành viên trong nhóm. Các cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều loại thuộc tính khác nhau như ngày tháng, số, văn bản, công thức và nhiều hơn nữa. Điều này mang lại sự linh hoạt tuyệt vời trong cách bạn có thể hiển thị dữ liệu.
Thiếu thư viện template đa dạng
Obsidian cũng thiếu thư viện template tích hợp sẵn. Nếu bạn chủ yếu dựa vào các template để bắt đầu công việc, tốt hơn hết bạn nên gắn bó với Notion vì nó cung cấp hơn 30.000+ bố cục sẵn sàng sử dụng để lựa chọn.
Mặc dù cộng đồng plugin của Obsidian có cung cấp một số công cụ tương tự như chức năng cơ sở dữ liệu, ví dụ như plugin Kanban rất phổ biến, nhưng chúng vẫn chưa được tích hợp sâu như hệ thống cơ sở dữ liệu của Notion.
Obsidian chưa có khả năng tự động hóa và cộng tác nhóm
Một điểm khác biệt lớn giữa hai nền tảng là khả năng tự động hóa và hỗ trợ làm việc nhóm. Obsidian vẫn còn kém xa Notion ở hai khía cạnh này.
Phụ thuộc vào quy trình thủ công
Obsidian chủ yếu dựa vào các quy trình làm việc thủ công. Không có hệ thống tích hợp sẵn để tạo các hành động tự động dựa trên các trình kích hoạt (triggers) hoặc điều kiện cụ thể. Mặt khác, Notion cung cấp các tính năng tự động hóa mạnh mẽ cho phép người dùng tạo các quy trình làm việc dựa trên các điều kiện cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tự động hóa thông báo trong Slack hoặc các nền tảng khác khi thuộc tính cơ sở dữ liệu thay đổi (ví dụ: khi ai đó thay đổi trạng thái tác vụ từ “Đang tiến hành” thành “Hoàn thành”).
Hình ảnh minh họa tính năng tự động hóa trong Notion, kết nối với các ứng dụng khác qua API
Khả năng cộng tác trực tuyến còn hạn chế
Trải nghiệm cộng tác theo thời gian thực cũng tốt hơn trên Notion. Rốt cuộc, thiết kế của Obsidian hướng tới mục đích quản lý tri thức cá nhân (personal knowledge management), chứ không phải nền tảng cộng tác nhóm. Mặc dù có các giải pháp bên thứ ba để đồng bộ hóa và chia sẻ, nhưng chúng không mang lại sự liền mạch như Notion.
Những điểm cộng độc đáo của Obsidian
Mặc dù có những hạn chế nhất định, Obsidian vẫn sở hữu một số tính năng độc đáo giúp nâng cao trải nghiệm người dùng vượt xa khả năng của Notion trong một số khía cạnh quan trọng.
Trực quan hóa tri thức với Graph View và Canvas
Chẳng hạn, tính năng “Graph View” (Chế độ xem đồ thị) của Obsidian cung cấp một cách tuyệt vời để trực quan hóa các ghi chú được liên kết với nhau. Bạn có thể nhìn thấy mạng lưới tri thức của mình, khám phá các mối liên hệ ẩn và kích thích tư duy sáng tạo. Tính năng “Canvas” (Vải vẽ) lại mang đến một không gian làm việc trực quan, tự do để sắp xếp và liên kết các loại nội dung đa dạng như ghi chú, hình ảnh, PDF và ý tưởng. Những tính năng này hoàn toàn không có trong môi trường có cấu trúc của Notion.
Khả năng tùy biến và hệ sinh thái plugin mạnh mẽ
Obsidian sở hữu một trình quản lý chủ đề mạnh mẽ, cho phép tùy chỉnh giao diện người dùng một cách rộng rãi, từ màu sắc, phông chữ đến bố cục. Cuối cùng, thư viện plugin mở rộng của nó cho phép bạn điều chỉnh Obsidian theo các quy trình làm việc cụ thể của mình. Bạn có thể sử dụng các plugin này để bổ sung những tính năng còn thiếu, chẳng hạn như bảng Kanban nâng cao hay các dạng bảng biểu phức tạp hơn vào vault của mình. Trong khi đó, Notion có một hệ sinh thái khá khép kín, ít khả năng tùy biến sâu rộng như Obsidian.
Kết luận: Lựa chọn tối ưu phụ thuộc vào nhu cầu của bạn
Cuộc tranh luận giữa Obsidian và Notion không phải là để tuyên bố một người chiến thắng tuyệt đối. Cả hai nền tảng đều cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý tri thức nhưng phục vụ các nhu cầu và quy trình làm việc khác nhau. Mặc dù việc chuyển từ Notion sang Obsidian mang lại một số lợi thế về quyền kiểm soát dữ liệu và tính linh hoạt, bạn không nên bỏ qua những hạn chế đã nêu ở trên.
Nếu bạn phụ thuộc nhiều vào các cơ sở dữ liệu phức tạp, tính năng tự động hóa và cộng tác nhóm theo thời gian thực, chúng tôi khuyên bạn nên tiếp tục sử dụng Notion hoặc khám phá các giải pháp thay thế chuyên biệt hơn cho các tác vụ này. Ngược lại, nếu bạn ưu tiên kiểm soát dữ liệu cá nhân, khả năng làm việc ngoại tuyến, liên kết tri thức sâu sắc và một môi trường tùy biến cao, Obsidian chắc chắn là một công cụ đáng để trải nghiệm. Lựa chọn cuối cùng hoàn toàn phụ thuộc vào quy trình làm việc và mục tiêu quản lý tri thức cá nhân của bạn.
Bạn nghĩ sao về Obsidian và Notion? Công cụ nào phù hợp hơn với nhu cầu của bạn? Hãy để lại bình luận bên dưới để chia sẻ ý kiến cùng cộng đồng độc giả congnghehot.net nhé!