Trong bối cảnh Microsoft 365 gần đây đã có những thay đổi lớn với việc tích hợp Copilot, thu hút nhiều ý kiến trái chiều, thì “gã khổng lồ” công nghệ Redmond vẫn không ngừng phát triển các tính năng đột phá không liên quan đến AI nhằm nâng cao năng suất làm việc. Mới đây, Microsoft đã chính thức giới thiệu hai “mini apps” mới dành cho người dùng Microsoft 365 trên PC: People và File Search, hứa hẹn mang lại trải nghiệm làm việc hiệu quả và liền mạch hơn.
Ứng dụng People mới của Microsoft: Kết nối đồng nghiệp hiệu quả hơn
Mặc dù được gọi là “mini app”, ứng dụng People lại được thiết kế với mục đích lớn: giúp người dùng nhanh chóng truy cập, tìm hiểu và kết nối với các thành viên trong tổ chức mà không cần rời khỏi màn hình làm việc chính. Ứng dụng này cho phép bạn dễ dàng xem các thẻ hồ sơ (profile cards), biểu đồ tổ chức, gửi tin nhắn nhanh qua Microsoft Teams, và tìm kiếm đồng nghiệp theo nhiều tiêu chí như tên, chức danh, phòng ban, hoặc các dự án mà họ đang tham gia.
Theo khuyến nghị từ Microsoft, việc ghim ứng dụng People vào thanh tác vụ (taskbar) sẽ giúp bạn có thể truy cập nhanh chóng vào biểu đồ tổ chức, xem các thông tin chi tiết về vai trò, thông tin liên hệ và nhiều dữ liệu hữu ích khác của đồng nghiệp. Điều này không chỉ tối ưu hóa việc giao tiếp mà còn giúp xây dựng mạng lưới làm việc nội bộ vững chắc.
Ứng dụng File Search mới của Microsoft: Tìm và chia sẻ tệp nhanh chóng
Tương tự như ứng dụng People, File Search cũng là một công cụ thông minh, mang đến khả năng truy cập tức thì vào tất cả các tệp Microsoft 365 của bạn. Ngay trên trang chủ, bạn sẽ thấy danh sách các tệp đã mở gần đây, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Đối với những tệp cũ hơn, bạn có thể sử dụng hộp tìm kiếm để nhập tên tệp hoặc, đáng chú ý hơn, tìm kiếm theo nội dung bên trong tệp. Hơn nữa, ứng dụng còn hỗ trợ các bộ lọc loại tệp, giúp bạn dễ dàng khoanh vùng và tìm thấy chính xác tài liệu mình cần ngay cả khi không nhớ tên cụ thể.
Không chỉ giúp tìm tệp nhanh, ứng dụng File Search còn có tính năng xem trước (preview), cho phép bạn xem một phần của tài liệu mà không cần mở toàn bộ. Điều này đảm bảo bạn đang gửi đúng tài liệu hoặc bản trình bày mà mình mong muốn. Giống như People, Microsoft cũng khuyên người dùng nên ghim ứng dụng File Search vào thanh tác vụ để tối ưu hóa tốc độ làm việc.
Ảnh chụp màn hình các ứng dụng People và File Search của Microsoft trên PC
Lưu ý về khả năng tiếp cận các ứng dụng People và File Search
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, hai ứng dụng People và File Search hiện tại chỉ khả dụng cho một số đối tượng người dùng nhất định. Để có thể trải nghiệm các “mini apps” này, thiết bị của bạn cần chạy hệ điều hành Windows 11 và đã cài đặt các ứng dụng desktop của Microsoft 365.
Tuy nhiên, đó chưa phải là tất cả. Các tính năng này hiện chỉ dành riêng cho những người dùng sử dụng phiên bản Microsoft 365 Enterprise hoặc Business và đồng thời phải là thành viên của chương trình Microsoft 365 Insiders trên kênh Beta. Điều này cho thấy Microsoft đang thử nghiệm tính năng này trước khi triển khai rộng rãi hơn tới cộng đồng người dùng.
Với sự ra đời của People và File Search, Microsoft tiếp tục khẳng định cam kết nâng cao hiệu suất làm việc cho người dùng Microsoft 365. Hai ứng dụng này không chỉ đơn thuần là công cụ mới, mà còn là bước tiến quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp người dùng kết nối và quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn bao giờ hết. Bạn nghĩ sao về những ứng dụng mới này? Hãy để lại bình luận bên dưới để chia sẻ ý kiến của bạn!