Trong nhịp sống hối hả và đầy bận rộn ngày nay, việc sở hữu một “bộ não thứ hai” là điều cần thiết để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Với tôi, công cụ này thường là một ứng dụng quản lý công việc (to-do app) – nơi tôi có thể ghi chú những điều cần làm và thiết lập lời nhắc để không bao giờ bỏ lỡ thông tin quan trọng. Microsoft có ứng dụng “Microsoft To Do” của riêng mình, và tôi đã thử sử dụng, nhưng cuối cùng, tôi vẫn quay về với lựa chọn yêu thích trước đây của mình: Google Tasks. Dưới đây là những lý do chính giải thích cho quyết định này.
Đồng bộ liền mạch với Google Calendar – Lợi thế lớn của Google Tasks
Tích hợp hoàn hảo vào hệ sinh thái Google
Là một phần trong “thiết lập bộ não thứ hai” của mình, tôi sử dụng Google Calendar để theo dõi tất cả các lịch trình cá nhân, gia đình và công việc. Bất cứ khi nào tôi muốn lên kế hoạch hoặc xem những gì sắp diễn ra, tôi chỉ cần mở Google Calendar và mọi thông tin đều hiển thị rõ ràng.
Một trong những ưu điểm lớn của Google Tasks so với Microsoft To Do là khả năng tích hợp sâu rộng nếu bạn đã sử dụng Google Calendar. Khi bạn tạo một tác vụ trong Google Tasks và đặt ngày, nó sẽ tự động xuất hiện trên lịch của bạn. Tương tự, nếu bạn tạo một tác vụ trực tiếp trong Google Calendar, bạn có thể xem xét và chỉnh sửa nó ngay trong Google Tasks. Tôi cực kỳ yêu thích sự liền mạch này – tôi không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng để quản lý mọi thứ, mà chỉ cần nhìn vào Google Calendar để nắm bắt tổng thể.
Giao diện ứng dụng Google Calendar trên iPad, minh họa khả năng đồng bộ Google Tasks với lịch biểu.
Nhắc nhở toàn diện trên mọi thiết bị Android – Không bỏ lỡ bất kỳ điều gì
Hệ thống nhắc nhở đa nền tảng mạnh mẽ
Một yếu tố quan trọng khác của việc xây dựng “bộ não thứ hai” là đảm bảo rằng bộ não thực sự của tôi không thể bỏ lỡ bất kỳ lời nhắc nào. Một ứng dụng có thể có hệ thống nhắc nhở tốt nhất, nhưng nếu tôi quá bận chơi game hoặc xem phim khi nó phát ra, tôi vẫn có thể bỏ lỡ.
May mắn thay, với Google Tasks, gần như không có cách nào tôi bỏ lỡ một lời nhắc. Khi một tác vụ đến hạn, nó sẽ kích hoạt thông báo trên cả điện thoại Android và thiết bị Google Home của tôi để thông báo cho tôi biết điều gì đang diễn ra. Và bởi vì tôi đã thiết lập để thông báo trên điện thoại được phản chiếu sang máy tính cá nhân, tôi thực sự không thể thoát khỏi chúng. Hệ thống nhắc nhở đa thiết bị này đã giúp tôi tránh được vô số cuộc hẹn và cuộc họp bị lỡ, đến mức tôi khó có thể tưởng tượng một công cụ nào khác có thể thay thế nó.
Giao diện và thiết lập đơn giản – Google Tasks ưu tiên sự tinh gọn
Sự khác biệt về triết lý thiết kế
Đây là phần mà sở thích cá nhân sẽ đóng vai trò quyết định. Google Tasks có giao diện người dùng rất đơn giản, ít tính năng bổ sung, trong khi Microsoft To Do cho phép bạn quản lý tác vụ cực kỳ chi tiết với các danh mục, thời hạn và nhiều tùy chọn khác. Đối với một số người, sự đơn giản của Google Tasks có thể gây thất vọng và thiếu hụt; đối với những người khác, họ sẽ thấy Microsoft To Do cung cấp quá nhiều công cụ mà họ không bao giờ sử dụng cho những tác vụ phức tạp hơn một danh sách mua sắm.
Tôi hoàn toàn thuộc nhóm thứ hai. Các tác vụ phức tạp nhất của tôi chỉ là những lời nhắc về việc rời khỏi nhà để đi đâu đó, và một danh sách kiểm tra tất cả những thứ tôi cần trước khi đi để không quên. Chỉ vậy thôi. Đó là tất cả những gì tôi thực sự cần. Tôi không cần phải tổ chức tác vụ vào một danh mục cụ thể, thêm thời hạn, hay sử dụng bất kỳ tính năng chuyên sâu nào của Microsoft To Do. Tôi không muốn phải lãng phí thời gian vào những điều đó; tôi chỉ muốn tạo một danh sách, bảo ứng dụng khi nào cần nhắc nhở tôi, và tiếp tục công việc của mình. Dù tôi rất tôn trọng chiều sâu mà Microsoft To Do có thể mang lại, nhưng nó không dành cho tôi.
Kết luận: Google Tasks – Lựa chọn tối ưu cho hiệu suất công việc
Như đã phân tích, không thể phủ nhận rằng Microsoft To Do là một ứng dụng tốt, nhưng khi xem xét nhu cầu cá nhân của tôi và hệ sinh thái kỹ thuật số mà tôi đang gắn bó, Google Tasks rõ ràng là một lựa chọn không cần suy nghĩ. Khả năng đồng bộ hóa tự động với Google Calendar, hệ thống nhắc nhở đa nền tảng mạnh mẽ trên mọi thiết bị Android, và giao diện đơn giản, dễ sử dụng đã khiến Google Tasks trở thành “bộ não thứ hai” hoàn hảo cho tôi.
Tôi có thể hình dung rằng nếu tôi đầu tư nhiều hơn vào hệ sinh thái của Microsoft, câu chuyện này có thể đã đi theo hướng ngược lại. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, tôi sẽ tiếp tục gắn bó với Google Tasks để quản lý công việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả nhất.
Bạn nghĩ sao về Google Tasks hay Microsoft To Do? Đâu là ứng dụng quản lý tác vụ mà bạn tin dùng? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!