Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, email vẫn là công cụ giao tiếp thiết yếu, đóng vai trò trung tâm trong cả công việc và cuộc sống cá nhân. Với sự thống trị của hai gã khổng lồ là Gmail và Outlook, nhiều người dùng công nghệ tại Việt Nam thường băn khoăn đâu là nền tảng tối ưu nhất cho nhu cầu của mình. Bản thân tôi cũng từng đứng trước lựa chọn này, và sau một thời gian thử nghiệm sử dụng Outlook như một trung tâm quản lý cho các tài khoản email khác nhau – bao gồm cả Gmail và Outlook của mình – tôi đã quyết định quay trở lại với Gmail làm ứng dụng email chính. Mặc dù Outlook có những ưu điểm riêng, nhưng Gmail lại vượt trội ở một số khía cạnh quan trọng, khiến đây trở thành lựa chọn phù hợp hơn cho tôi.
Gmail sở hữu những ưu điểm vượt trội so với Outlook
Gần hai thập kỷ sau khi đăng ký tài khoản Gmail đầu tiên, nền tảng email này vẫn tiếp tục mang lại những lợi ích đáng kể so với tài khoản Outlook. Những ưu điểm này bao gồm khả năng tích hợp chặt chẽ với Google Calendar và hệ thống lọc email thông minh, hiệu quả hơn.
Hệ thống lọc email mặc định thông minh và hiệu quả hơn
Hiện tại, tôi đang sử dụng hai tài khoản Gmail: một tài khoản cũ dùng cho các email ít quan trọng như spam hay các tài khoản game, và một tài khoản mới hơn dành cho các giao dịch quan trọng. Việc chuyển đổi giữa hai tài khoản này vô cùng dễ dàng và nhanh chóng. Gmail cũng tự động phân loại các email tôi nhận được vào các mục hợp lý. Các email quan trọng hiếm khi bị lạc ra ngoài khung hộp thư chính, trong khi các email quảng cáo và cập nhật từ mạng xã hội được đẩy vào các tab riêng mà tôi ít khi ghé thăm.
Tuy nhiên, Outlook cung cấp hai chế độ xem chính: “Focused” (Ưu tiên) và “Other” (Khác). Khi tôi sử dụng ứng dụng Outlook di động làm ứng dụng email chính, một số email quan trọng lại thường xuyên kết thúc trong mục Other. Một trong số đó là email yêu cầu ký ủy quyền ngân hàng trong một khoảng thời gian nhất định, và tôi đã có thể bỏ lỡ nó nếu không tình cờ kiểm tra khi sử dụng ứng dụng Gmail. Trong khi đó, các email mà trên Gmail sẽ được chuyển vào tab “Social” hoặc “Promotions” lại xuất hiện trong mục Focused chính của Outlook.
Ngoài ra, tôi cũng nhận thấy Gmail thân thiện với người dùng hơn nhờ khả năng đồng bộ hóa liền mạch giữa ứng dụng di động và ứng dụng web. Đối với Outlook, việc thêm một tài khoản email vào ứng dụng di động không có nghĩa là tài khoản đó sẽ tự động được thêm vào phiên bản máy tính hoặc web của ứng dụng. Bạn sẽ cần phải kết nối hoặc ngắt kết nối các tài khoản này một cách riêng biệt nếu không muốn sử dụng chúng nữa.
Ứng dụng Outlook di động gặp phải vấn đề chậm trễ thông báo nghiêm trọng
Tôi có thể cố gắng làm quen với cách lọc email của Outlook và thiết lập thêm các nhãn cùng bộ lọc để sắp xếp hộp thư đến tốt hơn, nhưng điều đó không thể khắc phục một vấn đề lớn khác mà tôi gặp phải khi sử dụng nền tảng này: ứng dụng di động chỉ gửi thông báo cho email mới một cách thỉnh thoảng, và các thông báo này thường bị chậm trễ đáng kể – đôi khi vài giờ, đôi khi vài ngày.
Ứng dụng Outlook trên điện thoại hiển thị hộp thư đến Gmail với thông báo bị chậm trễ
Vì tôi sử dụng tài khoản Gmail được liên kết với Outlook cho một số công việc tự do của mình, việc bỏ lỡ email trong nhiều ngày là điều không thể chấp nhận. Điều này khiến Outlook không thể trở thành một ứng dụng quản lý email tập trung hiệu quả cho tôi. Vậy còn việc sử dụng nó cho địa chỉ Outlook của tôi thì sao?
Tôi đã thử nghiệm khả năng phản hồi của các ứng dụng di động bằng cách tự gửi email đến địa chỉ Gmail mới và địa chỉ Outlook của mình. Tôi nhận được thông báo đẩy từ tài khoản Gmail trong chưa đầy một phút. Tôi đợi thông báo từ Outlook nhưng sau 15 phút vẫn không thấy xuất hiện. Một email riêng biệt khác cũng không kích hoạt thông báo. Hóa ra, cả hai email này, từ các địa chỉ khác nhau, đều bị chuyển vào thư mục rác.
Tôi thử lại lần nữa với một email có nội dung đầy đủ hơn. Tôi vẫn nhận được thông báo từ Gmail trước tiên, nhưng email của Outlook đến ngay sau đó, cùng với thông báo cho hai email trước đó mà tôi đã gửi. Điều đáng nói là cả hai email trước đó đều đã được đánh dấu là “Đã đọc”. Loại chậm trễ và không nhất quán này với thông báo khiến Outlook không phải là một lựa chọn khả thi đối với tôi.
Sự gắn bó sâu sắc với hệ sinh thái Google là một yếu tố then chốt
Khi Google triển khai thêm nhiều dịch vụ yêu cầu tài khoản Gmail, tôi đã háo hức đăng ký sử dụng nhiều dịch vụ, đặc biệt với tư cách là một người dùng Android muốn truy cập vào các ứng dụng miễn phí của công ty. Giờ đây, tôi đã lớn hơn, thông thái hơn và thận trọng hơn trong việc đăng ký thêm các dịch vụ của Google do lo ngại về việc thu thập dữ liệu. Nhưng tôi hiện đã “ăn sâu” vào hệ sinh thái này, mặc dù có nhiều lý do chính đáng để từ bỏ Gmail.
Thư mục ứng dụng Google trên smartphone thể hiện sự gắn bó với hệ sinh thái Google
Sẽ cần một điều gì đó thực sự đặc biệt để tôi thay đổi nhà cung cấp email của mình. Tôi có một địa chỉ Zoho Mail mà tôi dùng cho blog cá nhân, nhưng ngoài ra, hầu hết các ứng dụng của tôi đều hoạt động với địa chỉ Gmail.
Tôi sử dụng Google Calendar để lên lịch sự kiện và nhắc nhở, Google Wallet cho thẻ lên máy bay và Google Meet cho nhiều cuộc họp công việc. Tôi cũng dùng Google Docs cho hầu hết các tài liệu của mình và dựa vào Google Drive để lưu trữ đám mây.
Ngay cả tài khoản Microsoft của tôi cũng được liên kết với địa chỉ Gmail cho đến khi công ty yêu cầu tôi tạo một địa chỉ Outlook vào khoảng năm 2024. Với 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí, tôi đã rất mong muốn dùng thử dịch vụ này, nhưng cuối cùng, nó chỉ có công dụng hạn chế đối với tôi. Về cơ bản, tôi chỉ sử dụng nó cho gói đăng ký Microsoft 365, và đó là tất cả.
Việc Gmail không có ứng dụng desktop cũng không làm tôi bận tâm, vì tôi vốn thích sử dụng các ứng dụng web hơn các ứng dụng Windows gốc.
Kết luận: Outlook đầy hứa hẹn, nhưng Gmail vẫn là lựa chọn tối ưu
Mặc dù tôi có thể cố gắng rời xa hệ sinh thái Google ở một số ứng dụng và dịch vụ khác, nhưng tôi khó có thể thay thế Gmail trong tương lai gần. Đây vẫn là một ứng dụng email tuyệt vời, ngay cả khi nó có những điểm kém hơn trong những năm qua, chẳng hạn như sự xuất hiện của quảng cáo và AI tạo sinh. Từ hệ thống lọc thông minh, khả năng đồng bộ hóa mượt mà cho đến sự tích hợp sâu rộng với các dịch vụ thiết yếu, Gmail tiếp tục chứng tỏ mình là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho nhu cầu email cá nhân và công việc của tôi.
Biểu tượng Gmail khẳng định vị thế email hàng đầu
Bạn nghĩ sao về Gmail và Outlook? Trải nghiệm của bạn với hai nền tảng email này như thế nào? Hãy để lại bình luận và chia sẻ quan điểm của bạn bên dưới nhé!