Microsoft Excel từ lâu đã được xem là công cụ không thể thiếu của giới kế toán, lặng lẽ hỗ trợ công việc tính toán số liệu. Tuy nhiên, sức mạnh tiềm ẩn của Excel còn vượt xa những con số khô khan, trở thành một trợ thủ đắc lực cho vô vàn mục đích khác, đặc biệt là trong việc quản lý các sở thích cá nhân. Mặc dù nhiều người có xu hướng ưu tiên các công cụ quản lý dữ liệu trực quan như bảng Kanban trên Trello cho các dự án và sở thích, nhưng chính khối lượng công việc khổng lồ từ những đam mê mới đã khiến tôi phải nhìn nhận lại sự “ghẻ lạnh” của mình với Excel.
Thực tế, hầu hết các ứng dụng quản lý sở thích thường tập trung vào khía cạnh theo dõi chi phí, như thể lập ngân sách là tất cả những gì một sở thích cần. Ngược lại, Excel lại không hề phân biệt người dùng, mang đến bộ công cụ toàn diện như nhau cho một người có sở thích hay một kế toán viên chuyên nghiệp. Trải nghiệm khi tôi thử dùng Excel để theo dõi các sở thích của mình không chỉ là một chuyến đi ngược dòng ký ức mà còn là sự khám phá bất ngờ. Tôi đã hoàn toàn đánh giá thấp khả năng tùy chỉnh và sự chi tiết mà những bảng tính này có thể mang lại. Excel thực sự có thể thay đổi cách bạn tiếp cận và tận hưởng các đam mê của mình.
Máy tính xách tay hiển thị công cụ phân tích nhanh trong Excel, minh họa khả năng quản lý dữ liệu hiệu quả
1. Theo Dõi Nguồn Tài Nguyên Học Tập Để Luôn Cập Nhật Kiến Thức
Nâng cao kỹ năng mà không làm quá tải trình duyệt của bạn
Nhiều sở thích mang tính giải trí và thư giãn, nhưng đối với không ít người đam mê công nghệ, khao khát được sống trên đỉnh cao của những gì có thể với công nghệ là một niềm đam mê cháy bỏng. Điều này thúc đẩy chúng ta thử nghiệm in 3D, mày mò với các container và thủ thuật máy chủ mới nhất cho các phòng lab tại nhà – những nỗ lực đòi hỏi sự học hỏi không ngừng và luôn phải nắm bắt xu hướng ngành. Theo kinh nghiệm của tôi, phần lớn kiến thức này đến từ các nguồn tài nguyên trực tuyến. Việc để lại hàng loạt tab trình duyệt mở để xem lại sau này chỉ là một cách chắc chắn để quên đi chúng hoặc làm “treo” RAM của máy tính, tùy thuộc vào cấu hình phần cứng bạn đang sử dụng.
Tôi nhận thấy Excel là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho các công cụ lưu trữ trang web, thậm chí còn sở hữu nhiều tính năng thông minh hơn. Với mỗi sở thích tôi theo đuổi, tôi tạo một trang tính mới trong tệp Excel với một mẫu được định sẵn để ghi lại các nguồn tài nguyên học tập mà tôi tìm thấy và dự định tiêu thụ hoặc xem lại. Điều này thoạt nghe có vẻ tốn công, nhưng khái niệm này không quá khác biệt so với một danh sách đọc sách truyền thống. Hơn nữa, tôi ưu tiên tạo danh sách phát trên YouTube hoặc các bộ sưu tập trong ứng dụng nếu có thể, và liên kết trực tiếp đến các bộ sưu tập đó trong Excel để giảm bớt gánh nặng.
Trong Excel, tôi có các cột cho mọi thứ cần để lọc hoặc sắp xếp tài nguyên: kỹ năng, loại tài nguyên, ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, phần trăm hoàn thành và xếp hạng (nếu có). Bằng cách này, tôi có thể dễ dàng tìm lại bài giảng khoa học vật liệu dài cả giờ mà tôi muốn hoàn thành trước khi bắt đầu một chủ đề khác. Nếu bạn thích sử dụng các công cụ ghi chú thông minh cho sở thích của mình, bạn có thể tạo một ghi chú riêng cho từng sở thích và ghi chép cụ thể cho mỗi video bạn xem, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi xem lại chủ đề.
Thiết bị Remarkable 2 với chữ viết tay được chuyển đổi thành văn bản kỹ thuật số, minh họa việc quản lý tài nguyên học tập hiệu quả
2. Quản Lý Các Sự Kiện Và Cộng Đồng Sở Thích
Lên kế hoạch sự kiện cùng Excel
Thông qua việc theo đuổi nhiều sở thích khác nhau, chúng ta gặp gỡ những người mới và xây dựng các mối quan hệ mới, và việc gặp gỡ trực tiếp mang lại những lợi ích không thể phủ nhận. Nhờ các buổi gặp mặt cộng đồng địa phương, tôi có cơ hội trải nghiệm những chiếc bàn phím cơ vượt xa khả năng tài chính của mình, những cây bút máy từ nước ngoài, và thậm chí cả các máy chơi game mà tôi chưa từng sở hữu. Tuy nhiên, những sự kiện này đòi hỏi kế hoạch chi tiết để thực hiện một cách thuận lợi. Lên kế hoạch cho một sự kiện trong Excel dễ dàng hơn bạn tưởng rất nhiều.
Các ứng dụng thực tế của Excel rất đa dạng, từ việc lập ngân sách cho buổi họp, lên kế hoạch quà tặng cho người tham dự, tính toán số lượng người tham dự, đến việc phân công trách nhiệm chính cho các tình nguyện viên. Tùy thuộc vào quy mô, một bảng tính đơn giản cũng có thể giúp quản lý danh sách khách mời với các thông tin liên hệ quan trọng, chẳng hạn như liên hệ khẩn cấp, nếu bạn dự đoán có trẻ em tham dự một buổi họp mặt người chơi giải đố. Sự linh hoạt của Excel giúp đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được tổ chức một cách trơn tru và chuyên nghiệp.
Mẹo tạo bảng tính Excel chuyên nghiệp và hiệu quả, hữu ích cho việc lên kế hoạch sự kiện
3. Lập Ngân Sách, Lên Kế Hoạch Mua Sắm Và Bảo Trì Đồ Dùng Sở Thích
Tận dụng tối đa các nguồn lực của bạn
Trong hầu hết các sở thích, ngay cả những sở thích có rào cản gia nhập bất ngờ phải chăng như thư pháp, bạn sẽ thấy không có giới hạn trên. Bạn có thể học và thành thạo nghề, nhưng cũng rất dễ “phá sản” mà không học được gì. Một số sở thích của tôi, như nhiếp ảnh, đã dạy cho tôi những bài học vô giá về sự kiềm chế tài chính, và giờ đây tôi sử dụng Excel cho cái mà tôi gọi là “sổ sách sở thích”. Tên gọi này tự giải thích – các trang tính Excel giúp tôi theo dõi ngân sách hàng tháng, thời gian tôi đã chờ đợi để mua sắm cụ thể, và khi nào tôi cần bảo dưỡng hoặc vệ sinh các vật phẩm mình đã sở hữu.
Đây có lẽ là nơi Excel thực sự “tỏa sáng”. Phần mềm này được xây dựng để quản lý dữ liệu số, và việc sử dụng nó để phân bổ ngân sách sở thích hàng tháng là vô cùng giá trị. Đúng vậy, có rất nhiều ứng dụng quản lý tài chính cá nhân và quản lý tài sản cung cấp các tính năng tương tự, nhưng phạm vi của chúng chỉ giới hạn ở khía cạnh tài chính. Với Excel, tôi có thể tìm ra khoản mua sắm đắt nhất trong năm, liên hệ nó với tần suất sử dụng, và thậm chí xác định giá bán hợp lý nếu tôi có quá nhiều vật phẩm tương tự.
Ví dụ, mực bút máy là một “hố sâu” không đáy, và tôi phải thừa nhận rằng mình có nhiều mực xanh hơn mức cần thiết. Sau khi lấy một mẫu để tham khảo sau này, cơ sở dữ liệu mực của tôi trên Excel cho biết tôi đã mua mực với giá bao nhiêu, giá mỗi ml, ngày mua và các thuộc tính khác giúp xác định giá bán hợp lý cho người tiếp theo. Điều ngược lại cũng đúng, đó là Excel cung cấp thông tin tổng quan về tất cả các loại mực tôi có, được nhóm theo màu và lọc theo các thuộc tính mong muốn, chẳng hạn như khả năng chống nước, để xác định xem tôi có thực sự cần một chai mới hay không. Tôi cũng có thể sắp xếp theo số lượng còn lại để tìm những màu cần bổ sung. Nếu không phải mực bút máy, thật dễ dàng để ngoại suy một bảng như vậy cho việc quản lý nhựa hoặc sợi in 3D chẳng hạn.
Bảng tính Excel so sánh các ống kính máy ảnh theo giá, hỗ trợ lập ngân sách và kế hoạch mua sắm cho sở thích nhiếp ảnh
Mẹo lập ngân sách và quản lý tài chính bằng Excel, tối ưu hóa chi tiêu cho các sở thích
4. Kiểm Kê Kho Vật Phẩm Sở Hữu
Dành cho những ai đang “chìm đắm” trong sở thích
Nếu bạn là một người yêu sách hoặc một nhà sưu tập tiền tệ, tem bưu chính quốc tế, việc mất dấu những gì đã có trong bộ sưu tập có lẽ đã xảy ra nhiều hơn một lần. Excel giúp bạn sắp xếp tiền tệ theo mệnh giá, quốc gia xuất xứ, số lượng và năm đúc, từ đó đảm bảo bạn không bao giờ vô tình mua phải những món đồ trùng lặp tại các cửa hàng đồ cũ. Hơn nữa, Excel cung cấp tính năng xác thực dữ liệu tiện lợi cho các khía cạnh như tình trạng của vật phẩm, có thể là một danh sách thả xuống giúp tôi tiết kiệm thời gian khi thêm những thứ mới vào bộ sưu tập. Định dạng có điều kiện (Conditional formatting) còn giúp xác định các vật phẩm trong tình trạng tệ nhất và tốt nhất nếu chúng được phối màu theo quy tắc.
Tôi cũng thích sử dụng Excel làm cơ sở dữ liệu tập trung để ghi chú về câu chuyện nguồn gốc của các vật phẩm sưu tầm, hoặc về các thuộc tính độc đáo của các vật phẩm chức năng như bút và sợi in, những điều mà tôi có thể quên sau vài năm sử dụng. Khi tôi lưu trữ hình ảnh và thông tin khác về bộ sưu tập của mình trực tuyến, hoặc biết về một kho dữ liệu công khai, tôi dành một cột cho các liên kết web. Bằng cách này, tôi có các liên kết đến Pokédex cho tất cả các thẻ Pokémon mà tôi đã thu thập, và thông tin do cộng đồng tổng hợp về độ hiếm và giá trị của chúng, mà không làm lộn xộn trang tính Excel của riêng tôi.
Tôi chưa từng dám làm điều đó, nhưng việc định giá toàn bộ bộ sưu tập của bạn dựa trên giá mua được đơn giản hóa ngay lập thì cơ sở dữ liệu đã có trong Excel. Dễ hiểu rằng giá mua ít có ý nghĩa nếu bạn đã chi trả qua nhiều năm sưu tầm, hoặc nếu bạn định thanh lý và bán theo giá thị trường hiện tại, nhưng các tích hợp AI có thể kéo dữ liệu từ web có thể khắc phục điều đó trong tích tắc. Quản lý hàng tồn kho dễ dàng là cách hữu ích nhất mà Excel giúp những người có sở thích như tôi. Công việc duy nhất còn lại là cập nhật trang tính thường xuyên.
Bảng tính Excel chi tiết quản lý bộ sưu tập mực bút máy, thể hiện việc theo dõi kho vật phẩm sở hữu
5. Theo Dõi Các Bản Xây Dựng Và Dự Án Đang Thực Hiện
Bởi vì luôn có thứ gì đó đang được tiến hành
Một tập hợp con của các tính năng quản lý kho mà Excel cung cấp cho người có sở thích có thể giúp việc hoàn thành dự án trở nên rất dễ dàng, đặc biệt nếu bạn có nhiều dự án đồng thời. Tôi thấy việc theo dõi bản dựng này đặc biệt hữu ích cho các dự án bàn phím cơ, đòi hỏi các bộ phận được mua từ nhiều nhà cung cấp khác nhau với thời gian giao hàng khác nhau. Vì vậy, tôi thường dành một trang tính mới trong tệp Excel cho mỗi dự án, và một “thùng phụ tùng” mới để thu thập tất cả các lô hàng đến cho đến khi mọi thứ sẵn sàng để bắt đầu bản dựng. Tôi cũng sử dụng các danh sách thả xuống và biểu đồ tròn để có thông tin nhanh chóng về mức độ hoàn thành của dự án.
Excel cũng giúp xác định những thứ trong danh sách vật liệu mà tôi có thể đã có sẵn. Điều này rất tuyệt vì tôi có thể liên kết trực tiếp đến các ô tương ứng trong trang tính “Kho vật phẩm” để đảm bảo tôi có đủ số lượng. Giống như tất cả các dự án thương mại, các tính năng lập ngân sách mà tôi đã đề cập trước đó cho phép tôi ước tính chi phí và định lượng các khoản vượt ngân sách. Tôi không sử dụng nhiều tính năng ưu tiên, nhưng nó có thể giúp một số người có sở thích gán mức độ ưu tiên hoặc hữu ích cho các dự án đang thực hiện của họ để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành, đặc biệt nếu Excel cũng được sử dụng để đánh dấu các bước quan trọng trên đường đi. Các công thức đơn giản như công thức dưới đây có thể cho bạn biết dự án của bạn có đang đi đúng hướng hay vượt quá ngày hoàn thành dự kiến:
=IF(TODAY()>C2,"Overdue","On Track")
Nếu sở thích của bạn yêu cầu bảo trì thiết bị thường xuyên, như thiết bị thể thao và đồ dùng ngoài trời, có một khía cạnh bổ sung, ẩn giấu mà Excel phát huy tác dụng. Sử dụng kết hợp định dạng có điều kiện và các ô có ngày tháng, bạn có thể thiết lập lịch trình bảo trì thường xuyên cho các thiết bị quan trọng như dây thừng, dây đai an toàn, cáp, đầu nối và các thiết bị chuyên dụng khác. Một cái nhìn nhanh vào kho vật phẩm của bạn trước khi bạn lên kế hoạch cho một dự án hoặc hoạt động sẽ cho biết thiết bị nào sẵn sàng để sử dụng và thiết bị nào cần được kiểm tra trước tiên.
Các công cụ quản lý dự án hàng đầu cho mục đích cá nhân, so sánh với khả năng theo dõi dự án của Excel
Luôn Nắm Bắt Các Sở Thích Của Bạn
Google Sheets và các giải pháp thay thế khác có thể tiện lợi, nhưng Excel vẫn là một trong những công cụ quản lý dữ liệu ngoại tuyến tốt nhất cho quy mô của hầu hết các sở thích. Đúng vậy, tôi đồng ý, nỗ lực ban đầu để sắp xếp lại đồ đạc vật lý của bạn để số hóa kho vật phẩm sẽ là một nhiệm vụ khổng lồ. Tuy nhiên, tôi khuyến khích bạn thử sử dụng Excel để quản lý sở thích tiếp theo mà bạn theo đuổi. Nó có thể thuyết phục bạn đủ để nhập tất cả các mục đã cũ, giống như tôi đã làm. Excel không chỉ là một bảng tính; đó là một hệ sinh thái mạnh mẽ giúp bạn tổ chức, theo dõi và tận hưởng đam mê của mình một cách hiệu quả hơn bao giờ hết.
Bạn nghĩ sao về khả năng “biến hình” của Excel trong việc quản lý sở thích cá nhân? Hãy để lại bình luận bên dưới và chia sẻ kinh nghiệm của bạn nhé!