Trong môi trường làm việc hiện đại, các công cụ xử lý văn bản như Google Docs hay Microsoft Word đã trở thành một phần không thể thiếu đối với nhiều ngành nghề, từ biên tập viên, nhà báo, chuyên viên marketing, phân tích kinh doanh cho đến sinh viên và chuyên gia nhân sự. Cá nhân tôi đã sử dụng Microsoft Word trong nhiều năm, nhưng sau đó đã chuyển sang Google Docs khoảng một năm trước, chủ yếu vì sự tiện lợi và không muốn cài đặt ứng dụng Word khi chuyển từ Windows sang Mac. Dù vậy, tôi chưa bao giờ thực sự yêu thích Word Online.
Tuy nhiên, Google Docs, một sản phẩm thuộc sở hữu của Google, chưa bao giờ mang lại cảm giác tập trung vào quyền riêng tư (thực tế là Word cũng vậy). Vì lẽ đó, gần đây tôi đã chuyển sang một giải pháp có tên là CryptPad. Đây không chỉ là một sự thay thế cho Google Docs mà còn là một bộ công cụ hoàn chỉnh cho cả Google Workspace, mang đến trải nghiệm làm việc năng suất với sự đảm bảo cao nhất về bảo mật và quyền riêng tư cho dữ liệu người dùng tại Việt Nam.
Các mẫu tài liệu Google Docs phổ biến
5 Lý do nên chuyển từ Google Docs sang CryptPad
5. Không phụ thuộc vào đám mây độc quyền
Một trong những lợi thế lớn nhất của CryptPad là bạn không bị khóa vào đám mây của các tập đoàn công nghệ lớn. Với Google Docs (một phần của Google Drive), bạn bắt buộc phải sử dụng máy chủ và hạ tầng đám mây của Google, và không có cách nào để tự lưu trữ Google Docs trên phần cứng của riêng bạn. Ngược lại, CryptPad cung cấp khả năng tự lưu trữ (self-host) trên máy chủ hoặc đám mây riêng của bạn.
Điều này có nghĩa là một tổ chức hoặc cá nhân có thể chạy CryptPad tại chỗ (on-premises), ví dụ như trên máy chủ nội bộ của công ty hoặc một thiết bị NAS cá nhân, thay vì phải phụ thuộc vào một nhà cung cấp bên ngoài. Ngay cả khi bạn không muốn tự cài đặt từ đầu, bản chất mã nguồn mở của CryptPad có nghĩa là có nhiều phiên bản do cộng đồng quản lý có sẵn. Ví dụ, cryptpad.fr là phiên bản chính thức được lưu trữ tại Pháp, nhưng cũng có những phiên bản khác. Bạn hoàn toàn tự do lựa chọn một phiên bản mà bạn tin tưởng hoặc chuyển sang triển khai trên hệ thống của riêng mình bất cứ lúc nào.
4. Không quảng cáo, không thu thập dữ liệu cá nhân
Một điểm cộng khác của CryptPad là không có quảng cáo và không cố gắng kiếm tiền từ dữ liệu của bạn. Nền tảng này không theo dõi bạn, không xây dựng hồ sơ người dùng hay thúc đẩy nâng cấp dựa trên những gì bạn đang làm việc. Thay vào đó, CryptPad hoạt động dựa trên các khoản tài trợ từ các dự án mã nguồn mở, các khoản quyên góp và các gói đăng ký tùy chọn. Khi sử dụng CryptPad, tôi không bao giờ thấy cửa sổ pop-up hay các nội dung quảng cáo tài trợ, và tôi biết rằng tài liệu của mình không bị quét để hiển thị quảng cáo sau này.
Hãy so sánh điều đó với Google, nơi toàn bộ mô hình kinh doanh được xây dựng dựa trên quảng cáo và dữ liệu. Chắc chắn, Google Docs không hiển thị quảng cáo banner trực tiếp trong trình soạn thảo, nhưng mọi thứ bạn viết vẫn là một phần của hệ sinh thái Google. Tất cả đều góp phần vào hồ sơ quảng cáo của bạn. Google thậm chí còn thừa nhận rằng họ thu thập những nội dung bạn tạo và lưu trữ trên các dịch vụ của họ. Dữ liệu đó giúp cung cấp năng lượng cho công cụ quảng cáo của họ. Và ngay cả khi Google tuyên bố sẽ không sử dụng nội dung Docs của bạn cho quảng cáo vào thời điểm hiện tại, điều đó hoàn toàn có thể thay đổi trong tương lai.
3. Mã hóa đầu cuối (End-to-End Encryption) đỉnh cao
Cài đặt bảo mật của CryptPad với mã hóa đầu cuối
Có lẽ lý do mạnh mẽ nhất để chuyển đổi là tính năng mã hóa đầu cuối (End-to-End Encryption – E2EE) của CryptPad, còn được gọi là kiến trúc “zero-knowledge”. Mọi thứ tôi tạo trong CryptPad đều được mã hóa ngay trong trình duyệt của tôi trước khi nó đến máy chủ. Máy chủ chỉ thấy dữ liệu đã bị xáo trộn, và chỉ tôi hoặc những người tôi chọn chia sẻ mới có thể giải mã nó.
Mặt khác, Google Docs không sử dụng mã hóa đầu cuối. Google mã hóa dữ liệu của bạn trong quá trình truyền tải và khi lưu trữ trên máy chủ của họ, nhưng Google vẫn giữ các khóa giải mã. Điều đó có nghĩa là họ có thể truy cập nội dung của bạn nếu cần. Trên thực tế, họ dựa vào quyền truy cập đó để cung cấp các tính năng như tìm kiếm, kiểm tra chính tả và tích hợp với các công cụ AI của họ. Với người dùng Việt Nam, vấn đề bảo mật dữ liệu cá nhân và thông tin nhạy cảm là vô cùng quan trọng, và E2EE của CryptPad mang lại sự yên tâm tuyệt đối.
2. Nền tảng mã nguồn mở (Open Source) minh bạch
Tính năng trò chuyện cộng tác trên CryptPad
CryptPad hoàn toàn là mã nguồn mở (open source), điều này làm cho nó đáng tin cậy và linh hoạt hơn rất nhiều. Toàn bộ mã nguồn của nó đều có sẵn công khai để bất kỳ ai cũng có thể xem xét hoặc kiểm tra. Bạn có thể tìm thấy mã nguồn trên GitHub dưới giấy phép AGPL. Nếu có vấn đề bảo mật, khả năng nó được phát hiện và khắc phục nhanh chóng bởi cả nhà phát triển và cộng đồng rộng lớn sẽ cao hơn. Mã nguồn mở cũng có nghĩa là mọi người từ khắp nơi trên thế giới có thể đóng góp, cải thiện phần mềm và giúp thêm các tính năng mới.
Dự án này đã tồn tại gần một thập kỷ và được duy trì tích cực bởi nhóm tại XWiki, cùng với sự hỗ trợ lớn từ cộng đồng. Google Docs thì ngược lại. Đó là một sản phẩm độc quyền, mã nguồn đóng, vì vậy bạn không thể biết điều gì đang diễn ra bên trong. Người dùng thông thường và các nhà nghiên cứu độc lập không có cách nào để kiểm tra mã. Bạn chỉ có thể tin tưởng rằng Google đang xử lý dữ liệu của bạn một cách an toàn và làm những gì họ nói.
1. Đầy đủ tính năng và hơn thế nữa
Một lo lắng phổ biến khi chuyển từ Google Docs, hoặc toàn bộ Google Workspace, là liệu bạn có bỏ lỡ các tính năng quan trọng hay không. Theo kinh nghiệm của người viết, CryptPad bao gồm mọi thứ tôi cần cho việc cộng tác trực tuyến, và thậm chí còn bổ sung thêm một vài tính năng. Đây không chỉ là một trình soạn thảo văn bản đơn giản mà là một bộ công cụ cộng tác đầy đủ, có thể cạnh tranh tốt với các sản phẩm của Google.
CryptPad có các trình soạn thảo văn bản phong phú (rich text editors) để viết và định dạng tài liệu, bảng tính với công thức và khả năng chỉnh sửa theo thời gian thực, cùng với các công cụ trình chiếu để tạo bài thuyết trình cộng tác. Ngoài ra, nó còn cung cấp các tính năng như bảng Kanban để quản lý tác vụ, bảng trắng (whiteboards) để phác thảo và động não, trình chỉnh sửa mã và Markdown, công cụ thăm dò ý kiến và biểu mẫu, danh sách việc cần làm (to-do lists), và thậm chí cả tích hợp lịch để lên lịch.
Điều nổi bật là tất cả những tính năng này đều được xây dựng với sự ưu tiên về quyền riêng tư. Ví dụ, CryptPad’s Drive cho phép bạn tổ chức các tệp thành các thư mục giống như Google Drive, nhưng máy chủ chỉ nhìn thấy các tên tệp đã được mã hóa. Bạn vẫn có được các tính năng như lịch sử phiên bản, nhập và xuất tệp, và kiểm soát quyền, tất cả đều không ảnh hưởng đến bảo mật.
Kết luận
Với những ưu điểm vượt trội về bảo mật, quyền riêng tư, tính minh bạch và khả năng tùy biến cao, CryptPad thực sự là một giải pháp thay thế Google Docs đáng cân nhắc, đặc biệt đối với người dùng Việt Nam ngày càng quan tâm đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Từ khả năng tự lưu trữ, loại bỏ quảng cáo, mã hóa đầu cuối đến việc là một nền tảng mã nguồn mở với đầy đủ tính năng cộng tác, CryptPad mang lại một trải nghiệm làm việc năng suất mà không phải đánh đổi bằng quyền riêng tư của bạn.
Hãy nhìn xa hơn Google Docs, có rất nhiều lựa chọn thay thế khác để thử. Outline là một tùy chọn mã nguồn mở, miễn phí có thể thay thế Google Docs. Bạn cũng có thể sử dụng Proton Docs như một giải pháp thay thế hoặc thử Microsoft Word, vốn đã đánh bại Google Docs ở nhiều khía cạnh.