Không thể phủ nhận, Notion từ lâu đã là công cụ yêu thích của tôi nhờ cách tiếp cận không gian làm việc “tất cả trong một” vô cùng linh hoạt. Tôi từng xem Notion như một trợ thủ đắc lực giúp quản lý mọi khía cạnh từ công việc đến cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, khi nhu cầu công việc và quản lý thông tin của tôi ngày càng phát triển, tôi bắt đầu nhận ra những giới hạn của nền tảng này. Mặc dù đánh giá cao sự đa năng của Notion, một số vấn đề cốt lõi đã thúc đẩy tôi phải tìm kiếm các giải pháp thay thế ưu việt hơn.
Từ việc thiếu chế độ ngoại tuyến gây khó chịu và ứng dụng di động cơ bản đến khả năng lưu trữ dữ liệu thiếu linh hoạt và hiệu suất kém khi xử lý các cơ sở dữ liệu lớn, trải nghiệm của tôi với Notion đã nhanh chóng chuyển từ tuyệt vời sang bực bội. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những điểm yếu cụ thể đã khiến tôi bắt đầu hành trình tìm kiếm một công cụ thay thế Notion hoàn hảo, phù hợp hơn với yêu cầu sử dụng trong thời đại công nghệ ngày nay.
7 Vấn Đề Nổi Cộm Khiến Notion Không Còn Là Lựa Chọn Số Một
1. Ghi chú nhanh thiếu linh hoạt, cản trở dòng chảy ý tưởng
Mặc dù Notion là một công cụ mạnh mẽ cho các dự án phức tạp và cơ sở dữ liệu đồ sộ, nó lại tỏ ra yếu thế khi cần ghi lại những suy nghĩ thoáng qua. Để viết một ghi chú nhanh, bạn cần mở không gian làm việc, tạo một trang mới, nhập tiêu đề và sau đó mới có thể viết nội dung. Quá trình này vô hình trung làm gián đoạn dòng chảy ý tưởng và cảm hứng.
Các danh mục và trang trong Notion, cho thấy sự phức tạp khi ghi chú nhanh
Ngược lại, các công cụ như OneNote với tích hợp Sticky Notes, Evernote với tính năng scratchpad hay Loop với tab Ideas đều cung cấp không gian chuyên biệt cho việc ghi chú nhanh. Những tính năng này cho phép truy cập tức thì, giúp tôi ghi lại mọi thứ mà không làm gián đoạn công việc hiện tại. Với việc thiếu đi khả năng ghi chú nhanh chóng, Notion trở nên cồng kềnh cho một tác vụ cơ bản như vậy.
2. Tổ chức không gian làm việc quá tốn thời gian
Tôi tin rằng nhiều người dùng Notion có thể đồng cảm với vấn đề này. Mặc dù Notion cung cấp sự linh hoạt và khả năng tổ chức tuyệt vời, nhưng công sức cần bỏ ra để duy trì nó có thể trở nên quá sức. Thay vì tối ưu hóa quy trình làm việc, tôi thường thấy mình dành nhiều thời gian hơn để tổ chức các trang Notion thay vì thực sự làm việc trên các tác vụ mà chúng chứa đựng.
Cơ sở dữ liệu Notion với nhiều trường thông tin, minh họa cấu trúc phức tạp
Khi phải xử lý hàng trăm trang, việc tìm kiếm đúng trang giữa các cơ sở dữ liệu, trang con và các chế độ xem liên kết có thể gây khó chịu. Nhìn chung, tôi cảm thấy Notion đòi hỏi một mức độ kỷ luật và đầu tư thời gian mà đối với tôi, nó làm mất đi mục đích ban đầu của một công cụ năng suất.
3. Thiếu chế độ ngoại tuyến – Gây bất tiện khi không có internet
Ban đầu, vì tôi chủ yếu làm việc tại nhà nên việc Notion thiếu chế độ ngoại tuyến không phải là vấn đề lớn. Tuy nhiên, điều này đã trở thành một điểm yếu lớn khi tôi đi du lịch và muốn truy cập cơ sở dữ liệu nhưng không thể do kết nối internet chập chờn. Trải nghiệm này đã nhấn mạnh mức độ phụ thuộc của tôi vào Notion cho những thông tin cần thiết và sự bất lực khi không có quyền truy cập ổn định.
Giao diện Notion hiển thị công thức và dữ liệu, yêu cầu kết nối internet liên tục để truy cập
Việc thiếu chế độ ngoại tuyến thực sự không chỉ là sự bất tiện; đó là một hạn chế đáng kể có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, ảnh hưởng đến năng suất và cuối cùng khiến Notion trở thành một lựa chọn kém khả thi cho những ai cần làm việc mọi lúc, mọi nơi. Hiện Notion đang phát triển chế độ ngoại tuyến, nhưng chúng ta vẫn chưa có cái nhìn đầu tiên về nó.
4. Ứng dụng di động kém chất lượng, chỉ như “web wrapper”
Các ứng dụng di động của Notion về cơ bản là “web wrapper”, không phải các ứng dụng gốc (native applications). Những ứng dụng này chỉ “hoạt động được” cho các tác vụ cơ bản, nhưng chúng thiếu đi sự phản hồi nhanh, độ mượt mà và tổng thể tinh tế của các ứng dụng gốc thực sự được cung cấp bởi các đối thủ cạnh tranh.
Màn hình chính ứng dụng Notion trên iOS, thể hiện trải nghiệm di động cơ bản
Mặc dù Notion đã có một số cải thiện về tốc độ theo thời gian, kiến trúc web cơ bản vẫn tiếp tục kìm hãm trải nghiệm di động. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Notion trên điện thoại và máy tính bảng, đây có thể trở thành một yếu tố phá vỡ thỏa thuận.
Giao diện ứng dụng Notion trên iPhone, minh họa khả năng phản hồi và tính năng hạn chế
5. Hạn chế linh hoạt trong lưu trữ dữ liệu và vấn đề bảo mật
Notion lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng trên máy chủ của chính họ, điều này gây ra những lo ngại đáng kể về quyền riêng tư. Sự cố gần đây khi Notion vô hiệu hóa quyền truy cập không gian làm việc cho người dùng ở một khu vực cụ thể do các vấn đề địa chính trị đã cho thấy sự dễ bị tổn thương của nền tảng này.
Các tiện ích và thông tin trong Notion, cho thấy dữ liệu được lưu trữ tập trung trên máy chủ
Đối với một người như tôi, người lưu trữ thông tin cá nhân và nhạy cảm trong Notion, việc thiếu kiểm soát này là một báo động lớn. Tôi muốn có sự an tâm rằng dữ liệu của mình được bảo mật và chỉ tôi mới có thể truy cập. Thiết lập hiện tại của Notion không mang lại sự đảm bảo đó. Các giải pháp thay thế như Obsidian cho phép bạn lưu trữ ghi chú ngoại tuyến hoặc trên dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn chọn. Đối với tôi, đây là một yếu tố quan trọng khi xem xét các nền tảng thay thế ưu tiên quyền kiểm soát của người dùng.
6. Hiệu suất chậm chạp khi xử lý cơ sở dữ liệu lớn
Hiệu suất của Notion dường như hoàn toàn ổn trong những tháng đầu sử dụng. Tuy nhiên, khi tôi bắt đầu xây dựng các cơ sở dữ liệu phức tạp, công thức và tự động hóa, nó trở nên chậm chạp. Các hành động đơn giản như tải một trang, lọc một chế độ xem hoặc thậm chí mở thư viện mẫu đều trở nên chậm trễ một cách khó chịu.
Cơ sở dữ liệu theo dõi thời gian phức tạp trong Notion, minh họa khả năng gây chậm trễ hiệu suất
Sự chậm chạp này không chỉ là một phiền toái nhỏ; nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất. Đôi khi, việc chờ đợi các trang tải, các chế độ xem cập nhật hoặc các công thức tính toán làm gián đoạn dòng chảy công việc và gây khó khăn trong việc tập trung. Đây cũng là một trong những lý do chính khiến tôi mong muốn có một chế độ ngoại tuyến thực sự, để giải quyết các nút thắt cổ chai về hiệu suất trong không gian làm việc của mình.
7. Thiếu Graph View và Infinite Canvas – Cản trở quản lý kiến thức cá nhân (PKM)
Với tư cách là một người sử dụng Notion cho Quản lý Kiến thức Cá nhân (PKM), tôi thực sự thiếu một vài tính năng quan trọng – đó là chế độ xem đồ thị (Graph View) và không gian làm việc vô tận (Infinite Canvas). Hệ thống PKM của tôi phát triển mạnh nhờ việc khám phá các mối quan hệ giữa các khái niệm, và một biểu diễn trực quan của những kết nối này là vô giá. Mặt khác, không gian làm việc vô tận sẽ cung cấp một không gian tự do để động não, lập bản đồ tư duy và tổ chức trực quan các suy nghĩ của tôi.
Các công cụ như Capacities và Obsidian đã chứng minh sức mạnh của những tính năng này, và giờ đây tôi thấy mình khao khát có được chức năng tương tự trong Notion.
Đã đến lúc nói lời tạm biệt với Notion?
Lời hứa của Notion về một không gian làm việc thống nhất là điều không thể phủ nhận, nhưng đối với tôi, thực tế đã không hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng. Mặc dù ban đầu tôi yêu thích sự linh hoạt của nó, nhưng những thiếu sót này đã ngày càng trở nên khó bỏ qua. Hiện tại, tôi đang tìm kiếm một nền tảng có thể tái tạo những tính năng tốt nhất của Notion và phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của mình.
May mắn thay, không thiếu các lựa chọn thay thế Notion tuyệt vời trên thị trường. Nếu bạn cũng đang gặp phải những vấn đề tương tự hoặc muốn khám phá thêm các công cụ quản lý năng suất mới, đừng ngần ngại tìm hiểu những cái tên khác. Bạn nghĩ sao về các hạn chế của Notion? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới!