Notion từ lâu đã khẳng định vị thế là một không gian làm việc “tất cả trong một”, cực kỳ mạnh mẽ cho việc tổ chức dự án, quản lý cơ sở dữ liệu phức tạp và xây dựng kho kiến thức đồ sộ. Tuy nhiên, không có công cụ nào là hoàn hảo. Trải nghiệm trên thiết bị di động của Notion đôi khi chưa thực sự mượt mà, và nó cũng không phải là lựa chọn lý tưởng cho những lúc bạn cần ghi lại một ý tưởng chợt lóe lên một cách nhanh chóng. Đây chính là lúc Google Keep phát huy vai trò của mình, trở thành mảnh ghép hoàn hảo để lấp đầy những khoảng trống mà Notion còn bỏ ngỏ.
Với khả năng khởi động siêu tốc, giao diện tối giản cùng chức năng ghi chú dạng “sticky note” quen thuộc, Google Keep hoạt động như một “mặt trận” nhanh nhẹn, linh hoạt, bổ trợ đắc lực cho “hậu phương” Notion vững chãi. Sự kết hợp này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đảm bảo mọi ý tưởng, thông tin đều được nắm bắt và tổ chức hiệu quả, nâng tầm hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) của bạn lên một đẳng cấp mới.
Sơ đồ tổng quan cách Notion giúp tổ chức cuộc sống và công việc hiệu quả
Tại sao Notion không lý tưởng cho ghi chú nhanh và Google Keep lại vượt trội?
Notion, dù linh hoạt đến đâu, vẫn không được thiết kế cho những khoảnh khắc mà một ý nghĩ chợt lóe lên và bạn cần ghi lại ngay lập tức. Giả sử bạn đang trên đường, một ý tưởng cho bài viết blog mới xuất hiện, hoặc bạn nhớ ra một nhiệm vụ khẩn cấp không thể quên.
Notion chậm chạp, cồng kềnh khi cần tốc độ
Bản năng của chúng ta là rút điện thoại ra và ghi chú lại. Nhưng trang Notion của bạn lại mất thời gian để tải, đặc biệt nếu bạn có một không gian làm việc lớn với nhiều database và trang phụ. Notion rõ ràng được thiết kế cho nội dung phong phú, khám phá sâu và tổ chức có cấu trúc, chứ không phải cho việc nhập liệu nhanh như chớp.
Google Keep – tốc độ và sự tiện lợi tối thượng cho mọi ý tưởng chợt đến
Đây chính là lúc Google Keep trở thành “cứu cánh” cho những ghi chú nhanh. Bạn có thể sử dụng widget màn hình chính hoặc chỉ cần mở ứng dụng để ghi lại một ý nghĩ tức thì. Không có điều hướng phức tạp, không có độ trễ khi tải – chỉ một giao diện sạch sẽ cho phép bạn “trút” mọi suy nghĩ mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hơn nữa, Google Keep còn có một trình chỉnh sửa khá tốt. Bạn có thể thêm các gạch đầu dòng, checkbox, hoặc thậm chí là một bản phác thảo nhanh mà không gặp rắc rối. Sau đó, khi trở lại bàn làm việc và có thời gian tổ chức, bạn có thể xem lại ghi chú của mình trên Keep và chuyển những thông tin liên quan vào các workspace Notion.
Tích hợp Gmail mạnh mẽ: Google Keep theo dõi thông tin quan trọng từ email
Google Keep hoạt động liền mạch với dịch vụ email được nhiều người ưa dùng là Gmail.
Truy cập liền mạch ngay trong hộp thư đến
Với Gmail đang mở, bạn không cần mở một tab riêng biệt hoặc chuyển đổi ứng dụng để truy cập ghi chú của mình. Google Keep luôn hiển thị ngay trong thanh bên phải của Gmail.
Ghi lại thông tin cần thiết một cách dễ dàng
Giả sử bạn đang duyệt hộp thư đến và một email về ngày đến hạn thanh toán thẻ tín dụng hoặc số tiền cần thanh toán xuất hiện. Với Keep ngay đó, bạn có thể mở nó, tạo một ghi chú mới với tiêu đề “Hạn thanh toán thẻ tín dụng” và nhập số tiền. Bạn thậm chí có thể mở ghi chú đó trên phiên bản web của Google Keep và đặt lời nhắc. Mặc dù bạn có thể gửi tin nhắn Gmail vào một database Notion thông qua các công cụ tự động hóa, nhưng việc thiết lập này thường tốn thời gian và không hoạt động mượt mà bằng Keep Notes. Tương tự, nếu bạn có một ý tưởng sơ bộ cho một buổi thuyết trình khách hàng hoặc các email quan trọng khác, bạn có thể ghi chúng vào Keep và truy cập dễ dàng khi soạn email trên máy tính.
Hợp tác nhóm đơn giản và hiệu quả hơn với Google Keep
Dù Notion cung cấp nhiều tính năng dành cho làm việc nhóm, nó khó có thể sánh được với Google Keep về khả năng cộng tác nhanh chóng. Lý do rất đơn giản: hầu như ai cũng có một tài khoản Google.
Lợi thế của “Ai cũng có tài khoản Google”
Bạn không cần phải suy nghĩ xem liệu ai đó có tài khoản Notion, họ có phải là thành viên trong workspace của bạn hay họ có hiểu cơ sở dữ liệu của bạn hay không. Chỉ cần nhập địa chỉ email của họ, và người đó có quyền truy cập ngay lập tức.
Giao diện Google Keep hiển thị tính năng chia sẻ và cộng tác ghi chú dễ dàng giữa các người dùng
Chia sẻ danh sách và theo dõi công việc chung không rào cản
Dù bạn cần tạo một danh sách mua sắm với người bạn đời, một danh sách kiểm tra vật dụng học tập với bạn bè, hay một danh sách mua hàng cho sự kiện sắp tới, bạn chỉ cần tạo một ghi chú mới trong Google Keep, thêm email của họ, và nó ngay lập tức trở thành một ghi chú cộng tác. Tính năng cộng tác liền mạch này cực kỳ hữu ích trong các chuyến đi gần đây. Bạn có thể tạo một checklist du lịch và theo dõi các khoản chi tiêu chung trực tiếp trong một ghi chú Keep. Chia sẻ nó với các thành viên khác trong nhóm, và mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Mọi người đều có thể thấy những gì cần thiết, những gì đã mua và ai đã thanh toán cho cái gì, tất cả trong một nơi đơn giản, dễ tiếp cận.
Google Keep hỗ trợ ghi âm và công cụ vẽ – những tính năng Notion còn thiếu
Đây là một lĩnh vực khác mà Google Keep lấp đầy một khoảng trống quan trọng trong quy trình làm việc của người dùng. Đó là các công cụ ghi âm và vẽ, mà cả hai đều không được hỗ trợ nguyên bản trong Notion.
Ghi lại âm thanh tức thì
Bất cứ khi nào bạn tham gia một buổi giảng bài hoặc cuộc họp và không muốn gõ mọi thứ, bạn chỉ cần chạm vào biểu tượng micro, nói ra suy nghĩ của mình và hoàn thành công việc.
Phác thảo ý tưởng nhanh chóng
Tương tự, có những lúc một biểu diễn trực quan, một bản phác thảo nhanh hoặc một hình vẽ nguệch ngoạc là cách nhanh nhất để nắm bắt một ý tưởng. Notion không có khả năng vẽ tích hợp. Nhưng bạn có thể sử dụng S Pen của Galaxy S23 Ultra (hoặc các thiết bị tương tự) và nhanh chóng phác thảo một sơ đồ ngay trong Google Keep.
Giao diện Google Keep hiển thị công cụ vẽ với nhiều tùy chọn bút và màu sắc trên thiết bị di động
Kết luận: Kết hợp Notion và Google Keep để tối ưu hệ thống quản lý tri thức cá nhân
Cuối cùng, vấn đề không phải là chọn một công cụ này hay công cụ kia; mà là tận dụng điểm mạnh riêng của từng công cụ để tạo ra một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) mạnh mẽ. Trong khi Notion cung cấp một khung sườn mạnh mẽ cho việc tổ chức sâu và lập kế hoạch dài hạn, Google Keep hoạt động như một “hộp thư đến” luôn sẵn sàng cho những ý nghĩ nhanh, lời nhắc khẩn cấp và danh sách mua sắm mà bạn có thể chia sẻ với đối tác.
Nếu bạn muốn đưa việc quản lý kiến thức của mình lên một tầm cao mới, hãy cân nhắc bổ sung thêm NotebookLM vào hệ thống. Bạn có thể tận dụng khả năng AI của NotebookLM với Notion để tạo ra một quy trình làm việc thông minh và hiệu quả hơn nữa. Bạn nghĩ sao về việc kết hợp Notion và Google Keep? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới!