Trong kỷ nguyên số hóa, việc quản lý các dự án cá nhân đôi khi trở nên phức tạp và quá tải, đặc biệt khi phải luân phiên giữa các công cụ như Trello và Notion. Dù cả hai đều là những nền tảng hiệu quả, sự phiền toái khi liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng đã khiến nhiều người tìm kiếm một giải pháp tích hợp hơn. Sau nhiều thử nghiệm và lắng nghe đề xuất từ đồng nghiệp, Focalboard, một ứng dụng mã nguồn mở, đã chứng tỏ là một lựa chọn đáng giá cho việc quản lý dự án cá nhân. Với khả năng tự host (self-host) trên máy chủ cá nhân, Focalboard đã kết hợp lịch, danh sách công việc (to-do lists) và các bảng Kanban theo phong cách thẻ bài vào một giao diện duy nhất, giúp tăng cường năng suất một cách đáng kể.
Thiết lập Focalboard Personal Server – Không dễ như tưởng tượng
Focalboard nổi bật với tính chất mã nguồn mở hoàn toàn, đây là lý do chính khiến nhiều người chọn triển khai nó trên máy chủ gia đình. Mặc dù ứng dụng có sẵn dưới dạng độc lập cho macOS, Windows và Linux, việc này đồng nghĩa với dữ liệu chỉ nằm trên một máy duy nhất và không thể truy cập từ nơi khác. Do đó, việc tự host Focalboard Personal Server là lựa chọn tối ưu để đảm bảo khả năng truy cập linh hoạt.
Quá trình cài đặt và tự host
Để cài đặt Focalboard, tôi đã sử dụng Docker trên chiếc Raspberry Pi chạy Pi OS Lite (64-bit) của mình. Quá trình này diễn ra khá suôn sẻ nhờ vào ảnh Docker của Focalboard do Jimmymasaru cung cấp dành cho các kiến trúc ARM. Đây là cách tôi chạy Focalboard trong một container Docker trên máy chủ lab cá nhân.
Thách thức khi nhập dữ liệu
Tuy nhiên, quá trình nhập dữ liệu từ Trello và Notion lại đòi hỏi một chút công phu hơn. Để nhập dữ liệu từ hai nền tảng này, tôi cần tạo các tệp lưu trữ bằng cách xuất chúng dưới dạng tệp JSON. Đây là phần duy nhất có thể coi là tẻ nhạt khi sử dụng Focalboard, nhưng bù lại, các tệp lưu trữ này sẽ được nhập vào với rất ít điều chỉnh cần thiết.
Khả năng truy cập đa nền tảng – Chỉ cần trình duyệt web
Lý do chính khiến tôi chọn Focalboard personal server là để có thể sử dụng nó từ trình duyệt web, thay vì bị phụ thuộc vào một ứng dụng cụ thể. Dù là máy tính hay máy tính bảng, Focalboard đều dễ dàng truy cập và hoạt động trơn tru. Mặc dù giao diện di động vẫn còn nhiều điều cần cải thiện, nó vẫn hoàn toàn có thể sử dụng được.
Giao diện Focalboard được truy cập qua trình duyệt web trên máy tính bảng, hiển thị cách quản lý dự án cá nhân linh hoạt trên nhiều thiết bị
Việc truy cập Focalboard từ máy tính hoặc máy tính bảng đã giúp mọi thành viên trong gia đình tôi dễ dàng sử dụng. Quan trọng nhất, mọi thay đổi đều được cập nhật gần như ngay lập tức, mang lại trải nghiệm nhất quán, đặc biệt khi cùng cộng tác trong các công việc hàng ngày.
Quản lý dự án với bảng Kanban – Bắt đầu nhanh chóng
Focalboard được trang bị sẵn một bộ sưu tập các bảng mà tôi có thể dễ dàng sao chép để tạo danh sách công việc hàng tuần và lập kế hoạch cho các dự án của mình. Điều này giúp tôi tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, thay vì phải xây dựng một bảng từ đầu. Bộ sưu tập các mẫu mặc định bao gồm nhiều loại bảng thường được sử dụng trong nhóm, như quy trình bán hàng, kế hoạch sprint hoặc góc nhìn nhóm.
Tuy nhiên, tôi đã sao chép các mẫu “mục tiêu cá nhân”, “dự án” và “lịch nội dung” để tạo ra các bảng riêng biệt từ đầu. Tôi nhận thấy rất thú vị khi có thể thêm nhiều thuộc tính khác nhau vào một thẻ tác vụ, chẳng hạn như tên, ngày, email, URL, hộp kiểm và nhiều thuộc tính khác. Để thuận tiện, tôi có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau của một bảng tùy thuộc vào các tác vụ và cách tôi muốn hiển thị dữ liệu.
Nhóm, lọc và sắp xếp tác vụ – Tối ưu hóa sự hỗn loạn
Việc chạy hai phiên bản Focalboard riêng biệt cũng không giúp tôi thoát khỏi sự hỗn loạn tự gây ra. May mắn thay, Focalboard cung cấp nhiều tùy chọn để tổ chức và lọc các thẻ theo ý muốn. Tôi sử dụng tùy chọn Properties để thêm nhiều chi tiết hơn vào các thẻ, như ngày tạo, người tạo và bình luận, để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào. Ngoài ra, Focalboard còn cung cấp các tùy chọn nhóm, lọc và sắp xếp để xem các tác vụ theo thuộc tính hoặc giá trị cụ thể.
Việc nhóm chúng giúp tôi dễ dàng xem trạng thái hoặc độ ưu tiên của chúng, cho phép tôi xử lý các tác vụ cần sự chú ý ngay lập tức. Thường xuyên, tôi thấy gia đình tôi sử dụng các bộ lọc để tập trung vào các tác vụ cụ thể chỉ liên quan đến họ. Việc sắp xếp các tác vụ theo trạng thái mỗi tuần mang lại cho tôi cái nhìn rõ ràng về tiến độ công việc.
Tiện ích khi sử dụng cục bộ – Không cần Internet
Vì tôi tự host Focalboard, tôi có thể sử dụng nó cục bộ ngay cả khi không có kết nối internet hoạt động. Tất nhiên, tôi biết rằng Notion cũng hoạt động ngoại tuyến, nhưng việc truy cập dữ liệu từ các thiết bị khác liên quan đến việc đồng bộ hóa, điều này đôi khi có thể làm chậm mọi thứ. Tuy nhiên, tôi không thể nói điều tương tự về Trello, và do đó, tôi muốn có khả năng truy cập cục bộ mà không phụ thuộc vào kết nối internet và trao cho tôi quyền sở hữu hoàn toàn dữ liệu của mình.
Chế độ giao diện tối (Dark Theme) của Focalboard, minh họa tính năng và trải nghiệm người dùng khi sử dụng ứng dụng quản lý dự án ngoại tuyến
Tôi đã neo phiên bản Focalboard vào bảng điều khiển trên chiếc iPad mà tôi dùng chung với gia đình, cho phép họ xem và sử dụng nó. Vì Focalboard lưu trữ tất cả dữ liệu trong bộ nhớ máy chủ lab tại nhà của tôi, tôi chưa từng gặp bất kỳ lỗi bất thường hoặc sự chậm trễ nào khi truy cập.
Mời nhiều người dùng cùng cộng tác – Không giới hạn
Giới hạn người dùng trong Trello và giới hạn khối (Block limits) trong Notion thực sự đã khiến tôi phải đau đầu. Với Focalboard, tôi nhanh chóng tận dụng sự tự do “không giới hạn” này, bởi vì tôi đã gửi lời mời cộng tác một cách thoải mái. Vì không có giới hạn cụ thể về số lượng người dùng hoặc khách mời, điều này đã giúp tôi thoát khỏi những hạn chế về người dùng và khối mỗi dự án của Notion và Trello. Việc tự host cục bộ đồng nghĩa với việc chỉ những người trong mạng gia đình của tôi mới có thể truy cập, và tôi hoàn toàn hài lòng với điều đó.
Tuy nhiên, tôi đang cân nhắc cài đặt một phiên bản Focalboard trên VPS Ubuntu dự phòng của mình để sử dụng cùng với bạn bè và anh chị em họ sống ở các quốc gia khác. Phần duy nhất khiến tôi băn khoăn là việc không thể xóa hoàn toàn người dùng khỏi một cơ sở dữ liệu.
Trải nghiệm Focalboard: Tập trung tối đa, không rườm rà
Giao diện của Focalboard giữ mọi thứ đơn giản nhưng vẫn cho phép bạn tận hưởng không gian làm việc theo phong cách Kanban hiệu quả. Sau một thời gian sử dụng, tôi tin chắc rằng mình không cần một công cụ quản lý dự án phức tạp cho mục đích cá nhân. Mặc dù Focalboard có thể trông hơi “lỗi thời” một chút, nó bao gồm tất cả các tùy chọn để thêm biểu tượng, thuộc tính người tạo và các tính năng tổ chức khác. Gia đình tôi không bỏ lỡ cơ hội để kiểm tra các tác vụ của chúng tôi và thích để lại bình luận. Cá nhân tôi, tôi đã trở nên có trách nhiệm hơn với các mục tiêu công việc của mình, bên cạnh việc theo dõi các tác vụ giúp cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần.
Tuy nhiên, tôi nhận ra rằng Focalboard không phải là sự thay thế phù hợp cho Notion để thêm nội dung vượt ra ngoài các tác vụ và dự án của tôi. Đối với mục đích đó, tôi đã đưa Docmost vào danh sách các giải pháp thay thế Notion cho việc quản lý kiến thức, vì tôi có thể nhanh chóng triển khai và chạy nó trong một container Docker.
Kết luận
Focalboard đã chứng minh là một giải pháp quản lý dự án cá nhân vượt trội, đặc biệt cho những ai tìm kiếm sự linh hoạt của mã nguồn mở và khả năng tự chủ dữ liệu thông qua self-hosting. Với giao diện Kanban trực quan, khả năng truy cập đa nền tảng và các tính năng tổ chức mạnh mẽ như nhóm, lọc và sắp xếp, Focalboard giúp bạn tối ưu hóa công việc và tăng cường năng suất một cách hiệu quả mà không bị giới hạn bởi số lượng người dùng. Mặc dù còn một số hạn chế nhỏ, đặc biệt là khả năng thay thế Notion hoàn toàn trong việc quản lý kiến thức chuyên sâu, Focalboard vẫn là một lựa chọn đáng giá để đơn giản hóa quá trình quản lý dự án cá nhân và cộng tác nhóm nhỏ.
Bạn nghĩ sao về Focalboard hay các giải pháp quản lý dự án mã nguồn mở tương tự? Hãy để lại bình luận và chia sẻ kinh nghiệm của bạn bên dưới!