Notion là một công cụ ghi chú và quản lý công việc mạnh mẽ, linh hoạt, được hàng triệu người dùng trên toàn thế giới yêu thích. Cho dù bạn sử dụng Notion để tổ chức cuộc sống cá nhân hay cộng tác với một nhóm trong dự án lớn, khả năng mở rộng và thư viện tiện ích phong phú của nó đều mang lại những lợi ích vượt trội. Tuy nhiên, Notion cũng là một ứng dụng “dễ bắt đầu nhưng khó thành thạo”. Với vô vàn tính năng và khả năng tùy biến, người dùng mới đôi khi dễ bị choáng ngợp và mắc phải những sai lầm cơ bản. Để giúp bạn tối ưu trải nghiệm và khai thác tối đa sức mạnh của Notion ngay từ đầu, congnghehot.net đã tổng hợp 5 sai lầm phổ biến nhất mà những “tân binh” Notion thường mắc phải và cách khắc phục chúng.
Sai Lầm #1: Cố Gắng “Phát Minh Lại Bánh Xe” (Không Tận Dụng Template Có Sẵn)
Tận dụng sức mạnh của cộng đồng và nguồn tài nguyên có sẵn
Một trong những sai lầm lớn nhất của người mới dùng Notion là cố gắng tự xây dựng mọi thứ từ con số 0. Notion cung cấp hàng trăm template (mẫu có sẵn) cho gần như mọi nhu cầu, từ kế hoạch tuần, CV, theo dõi thói quen cho đến quản lý dự án phức tạp. Mặc dù khả năng tự thiết kế bố cục và định dạng ghi chú theo ý thích là một điểm mạnh của Notion, bạn nên sử dụng tính năng này một cách có chọn lọc.
Thay vì dành hàng giờ để mày mò tạo ra một hệ thống từ đầu, hãy thử tìm kiếm các template đã có sẵn. Cộng đồng Notion vô cùng lớn mạnh và đã tạo ra vô số template miễn phí lẫn trả phí, phù hợp với cả những nhu cầu ngách nhất. Việc tải và tùy chỉnh một template hiện có sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, đồng thời học hỏi được các cấu trúc hiệu quả. Đừng ngại chỉnh sửa template để nó phù hợp hơn với mục đích sử dụng của bạn, nhưng cũng đừng quá phụ thuộc vào chúng mà không tìm hiểu cách xây dựng cơ bản.
Sai Lầm #2: Nhồi Nhét Quá Nhiều Thông Tin Vào Dashboard
Đơn giản là chìa khóa cho bảng điều khiển hiệu quả
Hình ảnh minh họa giao diện Dashboard trong Notion với các thông tin tổng quan.
Dashboard (bảng điều khiển hay trang tổng quan) là một trong những tính năng hữu ích nhất của Notion, cho phép bạn tạo một trang trung tâm để theo dõi tiến độ của nhiều ghi chú khác nhau và tổng hợp mọi thông tin cần thiết trên một trang duy nhất. Tuy nhiên, sai lầm phổ biến là cố gắng đưa quá nhiều thứ vào dashboard của mình.
Một dashboard hiệu quả nên được giới hạn ở những cái nhìn cấp cao nhất. Hãy sử dụng các trang liên kết (linked notes) riêng biệt để xem chi tiết hơn. Việc quá tải dashboard không chỉ làm chậm khả năng tải của trang mà còn đánh mất mục đích chính của nó: cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng. Hãy giữ cho dashboard của bạn thật gọn gàng, chỉ chứa những thông tin thiết yếu nhất để dễ dàng nắm bắt mọi thứ trong nháy mắt.
Sai Lầm #3: Không Xây Dựng (Và Tuân Thủ) Cấu Trúc Phân Cấp Rõ Ràng
Cấu trúc hóa để tối ưu hiệu quả tìm kiếm và quản lý
Giao diện Notion hiển thị sự tương tác giữa các trang và cơ sở dữ liệu liên kết, minh họa cấu trúc phân cấp.
Khi bắt đầu sử dụng Notion, việc tạo ra các ghi chú một cách ngẫu nhiên là điều nên tránh. Thay vào đó, hãy dành thời gian để lên kế hoạch và thiết lập một cấu trúc phân cấp (hierarchy) rõ ràng cho cách các ghi chú của bạn sẽ được tổ chức. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều công sức về sau. Dashboard của bạn sẽ đóng vai trò là trung tâm chính cho tất cả các ghi chú, và bằng cách quyết định trước một cấu trúc tổ chức, bạn sẽ tránh được việc làm mất các ghi chú trong một mớ hỗn độn thông tin.
Cùng với việc thiết lập cấu trúc, việc tạo một quy tắc đặt tên thống nhất là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng quét tên các trang mà còn làm cho việc tìm kiếm thông tin cụ thể trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Mặc dù có vẻ không cần thiết khi bạn chỉ có vài chục ghi chú, nhưng khi bạn có hàng trăm trang cần sắp xếp, đây sẽ là một yếu tố tiết kiệm thời gian khổng lồ.
Sai Lầm #4: Tham Vọng Quá Lớn, Muốn Xây Dựng Hệ Thống Phức Tạp Ngay Từ Đầu
Bắt đầu từ những bước nhỏ để làm quen và phát triển dần
Khi mới làm quen với Notion, rất nhiều người dùng bị cuốn hút bởi khả năng tạo ra một hệ thống phức tạp và tinh vi ngay lập tức. Tuy nhiên, thường thì cách tốt nhất là bắt đầu nhỏ và phát triển dần lên. Hãy xây dựng hệ thống ghi chú của bạn để nó đáp ứng các nhu cầu cơ bản trước, và đừng cảm thấy áp lực rằng bạn phải học cách liên kết các ghi chú hay sử dụng các tính năng nâng cao ngay từ đầu.
Hoàn toàn chấp nhận được việc bạn chỉ bắt đầu với những điều cơ bản và học hỏi dần trong quá trình sử dụng. Bạn có thể bắt đầu với các khối xây dựng cơ bản như danh sách công việc (to-do list) hoặc một bảng đơn giản, và từ đó phát triển lên. Có một đường cong học hỏi nhất định khi dùng Notion, nhưng một khi bạn đã nắm vững những điều cơ bản, khả năng tùy biến và mở rộng của nó sẽ trở nên vô tận.
Sai Lầm #5: Bỏ Qua Sức Mạnh Của Database (Cơ Sở Dữ Liệu)
Database – Trái tim của Notion nâng cao và quản lý thông tin linh hoạt
Cách thêm bộ lọc vào cơ sở dữ liệu Notion được liên kết, giúp quản lý thông tin hiệu quả.
Notion database (cơ sở dữ liệu) là một tính năng nâng cao hơn, nhưng chúng trông phức tạp hơn thực tế rất nhiều. Về cơ bản, một database chỉ là một cách dễ dàng để tổ chức thông tin một cách linh hoạt và động hơn. Bạn có thể chọn một mục trong database để mở ghi chú riêng của nó, nơi bạn có thể thêm nhiều thông tin chi tiết hơn về mục đó. Bạn cũng có thể gán các thuộc tính (properties) cho các mục database, như ngày tháng, liên kết, người phụ trách, v.v.
Điểm mạnh của database là khả năng truy cập nhiều dạng xem (views) khác nhau. Bạn có thể xem thông tin dưới dạng bảng, lịch, danh sách, bảng Kanban, hoặc thư viện ảnh. Database giúp bạn dễ dàng quản lý một lượng lớn thông tin mà không cần tạo ra số lượng ghi chú riêng lẻ tương ứng. Điều này giúp sổ ghi chú của bạn được tổ chức gọn gàng hơn, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án bạn đang thực hiện. Cấu trúc linh hoạt của database cũng giúp bạn dễ dàng điều chỉnh chúng cho vô số mục đích khác nhau.
Tránh những sai lầm này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian
Notion có thể gây choáng ngợp với người mới, nhưng điều đó không cần thiết. Bằng cách tránh những sai lầm cơ bản này, bạn sẽ có một trải nghiệm tốt hơn rất nhiều ngay từ đầu và tiết kiệm được vô số “đau đầu” về sau – đặc biệt là khi bạn không phải tốn hàng giờ để tự tay tổ chức hàng trăm ghi chú nằm rải rác.
Logo của ứng dụng năng suất và quản lý công việc Notion.
Bạn đã từng mắc phải sai lầm nào khi sử dụng Notion chưa? Hoặc bạn có mẹo nào khác muốn chia sẻ cho người mới không? Hãy để lại bình luận bên dưới để cùng congnghehot.net thảo luận nhé!