Dù bạn đang sử dụng Windows hay macOS, bộ ứng dụng Microsoft Office từ lâu đã được coi là tiêu chuẩn vàng cho việc chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình. Tuy nhiên, với việc Microsoft 365 gần đây tăng giá do tích hợp Copilot, cùng với mức chi phí ban đầu không hề rẻ, việc tìm kiếm một giải pháp thay thế tiết kiệm hơn là hoàn toàn dễ hiểu. Là một chuyên gia công nghệ, tôi cũng đã từng chia sẻ về quyết định không gia hạn Microsoft 365 của mình. Dù phần mềm trên macOS thường đắt đỏ hơn, bạn sẽ rất vui khi biết rằng vẫn có nhiều lựa chọn thay thế Microsoft Office hoàn toàn miễn phí, mang lại hiệu suất làm việc không thua kém. Nếu bạn đang tìm kiếm những ứng dụng giúp tiết kiệm chi phí, bài viết này của congnghehot.net sẽ mang đến những gợi ý tuyệt vời dành cho bạn.
Giao diện OnlyOffice chạy trên Windows 11, hiển thị bên cạnh cửa sổ Microsoft Word, minh họa sự thay thế ứng dụng văn phòng
5. LibreOffice: Bộ Ứng Dụng Văn Phòng Mã Nguồn Mở Toàn Diện
Tổng quan và các thành phần chính
LibreOffice là một trong những bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở phổ biến và đáng tin cậy nhất. Mặc dù cá nhân tôi không phải là người hâm mộ lớn nhất của LibreOffice, nhưng không thể phủ nhận rằng nó hoàn thành rất tốt nhiệm vụ của mình, thậm chí còn vượt trội hơn một số bộ ứng dụng miễn phí khác ở một vài khía cạnh. LibreOffice cung cấp đầy đủ các công cụ thay thế cho Word, Excel và PowerPoint với tên gọi Writer, Calc và Impress.
Điểm đặc biệt của LibreOffice là nó còn bao gồm một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu (tương tự Microsoft Access), điều mà ít bộ ứng dụng miễn phí nào khác có được. Ngoài ra, bộ này còn có một công cụ vẽ (Draw) và một ứng dụng để viết công thức toán học phức tạp (Math), mở rộng đáng kể khả năng sử dụng cho nhiều đối tượng người dùng.
Ảnh chụp màn hình các ứng dụng LibreOffice Writer, Calc, Impress và Draw hoạt động trên hệ điều hành Windows 11
Trải nghiệm thực tế và vấn đề tương thích
Việc sở hữu tất cả các tính năng này hoàn toàn miễn phí là một thành tựu không nhỏ, và LibreOffice đã làm rất tốt. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, tôi đã gặp một số vấn đề khi nhập các tệp CSV phức tạp mà tôi dùng cho công việc. Một số ký tự lạ xuất hiện khiến việc sắp xếp và lọc dữ liệu trở nên khó khăn hơn. Phải thừa nhận rằng các tệp CSV của tôi khá phức tạp và được định dạng kỳ lạ, chúng cũng gây ra vấn đề với một số ứng dụng khác trong danh sách này, nhưng tình trạng ở LibreOffice là tệ hơn cả.
Giao diện người dùng và khả năng tùy chỉnh
Một trong những điểm khiến tôi không hài lòng với LibreOffice là giao diện người dùng có vẻ lấy cảm hứng từ các phiên bản Office cũ hơn thay vì các thiết kế hiện đại. Nó thường mang lại cảm giác lộn xộn, với quá nhiều biểu tượng trên màn hình và không được gắn nhãn rõ ràng, khiến người dùng mất thời gian để làm quen. Tin tốt là LibreOffice có khả năng tùy biến rất cao, cho phép bạn điều chỉnh giao diện theo ý muốn để trông hiện đại và gọn gàng hơn.
Biểu tượng ứng dụng văn phòng LibreOffice
Ưu điểm nổi bật:
- Bộ ứng dụng mã nguồn mở hoàn toàn miễn phí.
- Bao gồm các công cụ thay thế cho Word, Excel, PowerPoint, Access, Draw và Math.
- Khả năng tùy chỉnh giao diện cao.
Nhược điểm:
- Giao diện có thể cảm thấy lỗi thời và lộn xộn.
- Gặp khó khăn với các tệp CSV phức tạp.
4. OnlyOffice: Đơn Giản, Hiệu Quả và Hỗ Trợ Cộng Tác
Giao diện tab thân thiện và tính năng chính
OnlyOffice là một bộ ứng dụng văn phòng tuyệt vời nếu bạn muốn một cái gì đó đơn giản và trực quan hơn. Giao diện của OnlyOffice hoàn toàn dựa trên tab, có nghĩa là bạn không cần mở từng ứng dụng riêng lẻ. Việc chỉnh sửa tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình đều được thực hiện trong cùng một cửa sổ, giúp bạn dễ dàng quản lý tất cả các tệp công việc và không phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng đang mở.
Màn hình máy tính Windows 11 hiển thị giao diện phần mềm OnlyOffice với các tài liệu được mở trong các tab
Cộng tác đám mây và xử lý PDF
OnlyOffice hoàn toàn miễn phí khi sử dụng offline. Bạn cũng có thể tạo một tài khoản OnlyOffice Cloud miễn phí với 2GB dung lượng lưu trữ, cho phép bạn cộng tác trên các tài liệu chia sẻ theo thời gian thực, tương tự như bộ ứng dụng của Microsoft. Các tài liệu trực tuyến sử dụng trình chỉnh sửa dựa trên web, nhưng giao diện vẫn giống hệt với giao diện offline tiêu chuẩn, vì vậy không có đường cong học tập nào bạn cần phải thích nghi.
Ngoài các ứng dụng văn phòng tiêu chuẩn, OnlyOffice còn có khả năng đánh dấu các tệp PDF, một tính năng rất hữu ích. OnlyOffice có vẻ hướng nhiều hơn đến các nhóm làm việc, nhưng bạn hoàn toàn có thể sử dụng nó một cách hiệu quả với tư cách cá nhân.
Nhược điểm và đối tượng sử dụng
Vấn đề lớn duy nhất mà tôi nhận thấy là OnlyOffice gặp một chút rắc rối với một số tệp CSV phức tạp mà tôi cần xử lý cho công việc, khiến nó không phải là lựa chọn lý tưởng cho các tác vụ này.
Logo OnlyOffice, một giải pháp văn phòng miễn phí
Ưu điểm nổi bật:
- Giao diện tab trực quan, dễ sử dụng.
- Hỗ trợ cộng tác thời gian thực với tài khoản OnlyOffice Cloud miễn phí (2GB).
- Tính năng đánh dấu tệp PDF.
Nhược điểm:
- Gặp khó khăn với một số tệp CSV phức tạp.
3. SoftMaker FreeOffice: Giao Diện Đẹp, Tính Năng Ổn Nhưng Có Hạn Chế
Giao diện hiện đại và các ứng dụng cơ bản
SoftMaker FreeOffice là một lựa chọn thay thế Microsoft Office xuất sắc khác, cũng có sẵn cho cả Mac và Windows. Nó nổi bật với giao diện người dùng được thiết kế để bắt chước bộ Office của Microsoft, trông khá đẹp và rất gọn gàng. Về mặt tính năng, nó cũng cung cấp gần như mọi thứ bạn mong muốn, với các ứng dụng riêng biệt cho Word (TextMaker), Excel (PlanMaker) và PowerPoint (Presentations).
Giao diện của SoftMaker FreeOffice Presentations, một lựa chọn thay thế PowerPoint miễn phí
Tôi nhận thấy giao diện của FreeOffice dễ chịu hơn một chút so với OnlyOffice, và nó cũng xử lý các tệp CSV tốt hơn nhiều, giúp tôi không gặp phải nhiều vấn đề như khi sử dụng OnlyOffice.
Xử lý file CSV và hạn chế của bản miễn phí
Tuy nhiên, nếu xét về bảng tính, FreeOffice có một hạn chế khác có thể gây trở ngại: bạn không thể tạo bảng trong bảng tính (tức là tính năng chèn bảng tự động như trong Excel). Tính năng này chỉ dành cho phiên bản trả phí của ứng dụng.
Mặc dù vậy, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn, FreeOffice vẫn là một lựa chọn tuyệt vời, đáp ứng gần như đầy đủ các tính năng cơ bản bạn cần trong một bộ ứng dụng văn phòng.
Biểu tượng của bộ ứng dụng văn phòng SoftMaker FreeOffice
Ưu điểm nổi bật:
- Giao diện người dùng hiện đại, thân thiện, tương tự Microsoft Office.
- Xử lý tệp CSV tốt.
- Cung cấp các ứng dụng cơ bản đầy đủ.
Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí không cho phép tạo bảng trong bảng tính.
2. MobiOffice: Trải Nghiệm Nâng Cao, Xử Lý Dữ Liệu Tốt
Giao diện độc đáo và trực quan
MobiOffice là ứng dụng đầu tiên trong danh sách này mà tôi thực sự không ngần ngại giới thiệu. Đây là một bộ công cụ tuyệt vời khác tập trung vào các tính năng cơ bản của một bộ ứng dụng văn phòng: Tài liệu (MobiDocs), Bảng tính (MobiSheets) và Bài thuyết trình (MobiSlides). Tất cả các ứng dụng này đều cung cấp các lựa chọn thay thế xuất sắc cho Microsoft Office trên Mac và Windows, với giao diện người dùng tùy chỉnh nằm ở giữa các ứng dụng Office cổ điển và thiết kế sau năm 2010. Không có tab trong các ứng dụng này, nhưng tất cả các tùy chọn có sẵn trong thanh công cụ đều được gắn nhãn rõ ràng hơn và có các biểu tượng dễ nhìn, giúp người dùng dễ dàng làm quen. Ngay cả các tùy chọn menu trong thanh menu cũng được trình bày đặc biệt tốt, thường có hình ảnh minh họa cho từng tính năng, làm cho nó rất dễ sử dụng.
Màn hình hiển thị giao diện MobiOffice đang chạy, một ứng dụng văn phòng thay thế Microsoft Office
Khả năng xử lý file CSV vượt trội
Tôi đã tập trung khá nhiều vào các tệp CSV cho đến nay, vì vậy điều đáng chú ý là đây là ứng dụng đầu tiên trong danh sách này xử lý việc nhập các tệp CSV một cách mượt mà đối với tôi. Mặc dù các tệp này bao gồm các số có dấu phẩy và các dấu phân cách khác, cùng với dấu đô la, MobiSheets vẫn có thể nhận diện các ô này là số và sắp xếp chúng một cách chính xác, điều này rất quan trọng đối với tôi. Nhược điểm duy nhất đáng chú ý là nếu tôi muốn tạo một bảng bao gồm toàn bộ các cột, việc sắp xếp sẽ không khả dụng. Điều này có nghĩa là bạn phải đặt giới hạn của các bảng thủ công, điều này không phải lúc nào cũng thuận tiện nhất. Các bộ ứng dụng khác đủ thông minh để không tính các ô hoàn toàn trống.
Những điểm cần lưu ý ở phiên bản miễn phí
Tuy nhiên, vẫn còn một số nhược điểm. Thứ nhất, MobiOffice rất thích nhắc nhở bạn mua phiên bản đầy đủ của bộ ứng dụng, với các cửa sổ bật lên liên tục trong khi bạn đang làm việc. Sau đó, có một thực tế là một số tính năng tương đối cơ bản lại không miễn phí. Trong MobiSlides, bạn không thể sử dụng hiệu ứng chuyển trang chiếu hoặc hiệu ứng động cho đối tượng ở phiên bản miễn phí, điều này làm giảm đáng kể tính hữu dụng của ứng dụng. Mặc dù vậy, tùy thuộc vào trọng tâm chính của bạn, đây có thể không phải là vấn đề, và MobiOffice vẫn xuất sắc ở nhiều khía cạnh khác.
Logo MobiOffice, một giải pháp bộ ứng dụng văn phòng
Ưu điểm nổi bật:
- Giao diện độc đáo, trực quan và dễ sử dụng.
- Xử lý tệp CSV xuất sắc, nhận diện đúng định dạng số.
- Thiết kế giao diện thanh công cụ và menu rõ ràng.
Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí có nhiều quảng cáo yêu cầu nâng cấp.
- Một số tính năng cơ bản (hiệu ứng chuyển cảnh, hoạt hình) bị khóa ở bản miễn phí.
- Hạn chế trong việc sắp xếp bảng tính tự động.
1. WPS Office: Giải Pháp Thay Thế Microsoft 365 Xuất Sắc Nhất
Tính năng toàn diện và giao diện quen thuộc
Theo tôi, WPS Office là lựa chọn thay thế miễn phí cho Office khó có thể bị đánh bại. Đây là một công cụ khác tập trung vào các tính năng cơ bản của bộ Office, với khả năng chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình tất cả trong cùng một ứng dụng. Nó cũng có thể chỉnh sửa và đánh dấu các tệp PDF, và tôi luôn thích một ứng dụng dựa trên tab hơn là cung cấp các ứng dụng riêng biệt cho mọi thứ. Mặc dù vậy, WPS Office thực sự cung cấp cả hai thế giới, vì bạn có thể tạo các không gian làm việc (cửa sổ) riêng biệt, và bằng cách đó bạn có thể nhóm các tệp cho cùng một dự án lại với nhau, nhưng bạn cũng có thể có các cửa sổ riêng biệt nếu bạn muốn các dự án khác nhau được tách biệt hoàn toàn.
Giao diện chính của WPS Office, một lựa chọn thay thế hoàn hảo cho Microsoft 365
Ưu điểm về tương thích và tính năng cao cấp
Về giao diện người dùng, WPS Office rất giống với bộ Office của Microsoft, điều mà tôi coi là một điểm cộng lớn. Các tab giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì mình đang tìm kiếm, và các biểu tượng cũng rất hấp dẫn về mặt hình ảnh trên Mac và Windows. Mặc dù có một phiên bản trả phí của WPS Office, nhưng phiên bản miễn phí bao gồm tất cả các tính năng thiết yếu trên ba ứng dụng chính, vì vậy bạn không bị khóa các tính năng như chuyển đổi và hoạt ảnh.
Lưu trữ đám mây và trải nghiệm tổng thể
Bạn thậm chí còn nhận được 1GB lưu trữ đám mây miễn phí, vì vậy bạn có thể làm việc trên nhiều thiết bị và cộng tác theo thời gian thực. Điểm cộng lớn nhất là tôi không gặp bất kỳ vấn đề nào với việc quản lý các tệp CSV của mình như đã đề cập trước đó, vì vậy tất cả dữ liệu được phân tích cú pháp chính xác và tôi có thể sắp xếp các số một cách đúng đắn mà không cần phải điều chỉnh giá trị ô nhất định. WPS Office sẽ là bộ ứng dụng văn phòng mà tôi sẽ ưu tiên sử dụng trong tương lai, vì vậy tôi rất khuyến khích bạn thử.
Biểu tượng phần mềm WPS Office
Ưu điểm nổi bật:
- Giao diện người dùng hiện đại, quen thuộc, giống Microsoft Office.
- Tính năng toàn diện cho tài liệu, bảng tính, trình chiếu và PDF.
- Hỗ trợ đa nhiệm với tab và không gian làm việc riêng biệt.
- Phiên bản miễn phí bao gồm các tính năng cao cấp như hiệu ứng chuyển cảnh và hoạt ảnh.
- Xử lý tệp CSV xuất sắc, không gặp lỗi định dạng.
- 1GB lưu trữ đám mây miễn phí và khả năng cộng tác thời gian thực.
Nhược điểm:
- (Rất khó tìm thấy nhược điểm đáng kể cho bản miễn phí so với các đối thủ).
Các Lựa Chọn Khác: Apple iWork và Google Docs
Khi tôi mới bắt đầu sử dụng Mac Mini, tôi đã thử bộ phần mềm của Apple (Pages, Numbers, Keynote). Xét cho cùng, nó được bao gồm miễn phí trong macOS. Tuy nhiên, tôi không thực sự thích giao diện người dùng và một số vấn đề mà nó gây ra, vì vậy tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng một trong các tùy chọn ở trên. Cá nhân tôi vẫn gắn bó với WPS Office, nhưng tôi nghĩ tất cả các bộ ứng dụng tôi liệt kê ở trên đều có những ưu điểm riêng và đáng để thử. Tất nhiên, tôi cũng có thể đề cập đến Google Docs ở đây, nhưng đó là một công cụ dựa trên web, và tôi muốn tập trung vào các công cụ chạy cục bộ trên máy tính.
Đối với những người dùng có nhu cầu sử dụng ứng dụng văn phòng ở mức độ vừa phải, việc bỏ tiền cho một gói đăng ký hàng năm hoặc thậm chí một khoản thanh toán trả trước hàng triệu đồng là quá nhiều so với những gì họ thực sự cần. Do đó, những lựa chọn miễn phí này đều là các giải pháp vững chắc và đáng giá. Bạn nghĩ sao về các ứng dụng văn phòng miễn phí này? Hãy để lại bình luận bên dưới để chia sẻ trải nghiệm của bạn với cộng đồng congnghehot.net nhé!