Microsoft 365 và Google Workspace đã và đang thống trị lĩnh vực công cụ năng suất trên toàn cầu. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể sở hữu một bộ công cụ toàn diện cho việc chia sẻ tệp, cộng tác, giao tiếp và nhiều hơn thế nữa, đồng thời vẫn duy trì toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình? Đó chính là lúc Nextcloud xuất hiện – một thế lực mã nguồn mở mạnh mẽ, giúp bạn làm chủ cuộc sống và công việc kỹ thuật số của mình. Giải pháp thay thế đầy hấp dẫn này không chỉ đáp ứng mọi tiêu chí quan trọng mà còn không tốn một xu, đồng thời mang đến một cách tiếp cận mới mẻ và hiệu quả để hoàn thành công việc.
Tổng quan các dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến như Google Drive, OneDrive, Dropbox và Nextcloud
1. Kiểm Soát Hoàn Toàn Dữ Liệu Của Bạn
Không giống như Microsoft OneDrive hay Google Drive, nơi các tệp của bạn được lưu trữ trên các máy chủ tập trung khổng lồ của họ, Nextcloud hoạt động dựa trên một nguyên tắc khác biệt: bạn là người quyết định dữ liệu của mình sẽ nằm ở đâu. Riêng sự khác biệt cơ bản này đã đủ để cân nhắc sử dụng Nextcloud so với Microsoft Office và Google Workspace.
Lưu trữ dữ liệu trên máy chủ bạn tin tưởng
Với Nextcloud, bạn không bị ràng buộc vào một nhà cung cấp cụ thể nào. Bạn có thể lựa chọn từ nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ (hosting) Nextcloud khác nhau như tab.digital và Hetzner. Điều này cho phép bạn chọn một nhà cung cấp dựa trên các yếu tố quan trọng đối với mình, chẳng hạn như vị trí máy chủ, chi phí, dung lượng lưu trữ, tiêu chuẩn bảo mật và nhiều hơn nữa.
Tuy nhiên, khía cạnh quan trọng nhất trong việc kiểm soát dữ liệu của Nextcloud là khả năng tự lưu trữ (self-host). Điều này có nghĩa là bạn có thể cài đặt Nextcloud trên máy chủ của riêng mình, dù đó là một chiếc máy tính cũ không sử dụng, một máy chủ riêng ảo (VPS) do bạn quản lý, hay thậm chí là một chiếc Raspberry Pi nhỏ gọn. Trong trường hợp này, bạn không phải phụ thuộc vào bất kỳ công ty bên ngoài nào để bảo mật dữ liệu của mình. Dữ liệu của bạn hoàn toàn nằm trong cơ sở hạ tầng của riêng bạn.
Ví dụ, giả sử bạn điều hành một studio thiết kế nhỏ với năm nhân viên. Bạn xử lý các dữ liệu nhạy cảm của khách hàng, bao gồm các tệp thiết kế, hợp đồng và thông tin liên lạc bảo mật. Bạn có thể chọn sử dụng Nextcloud thay vì các bộ công cụ phổ biến khác nhờ tính bảo mật tốt hơn, chi phí phải chăng và khả năng tùy chỉnh cao.
Giao diện Nextcloud hiển thị các file được quản lý, nhấn mạnh khả năng kiểm soát dữ liệu cá nhân
2. Bộ Ứng Dụng Năng Suất Mạnh Mẽ, Toàn Diện
Nextcloud không chỉ đơn thuần là giải pháp lưu trữ tệp. Nền tảng này cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để bạn bắt đầu làm việc. Ngoài khả năng quản lý tệp, bạn có thể sử dụng bộ ứng dụng văn phòng dựa trên LibreOffice để tạo, chỉnh sửa và xem các tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình.
Với giao diện Dashboard hoàn toàn mới
Nextcloud mang đến khả năng tương thích tuyệt vời với các định dạng Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx) và đảm bảo cộng tác liền mạch với những người dùng bên ngoài hệ sinh thái Nextcloud. Khác với Microsoft 365, tất cả chức năng của bộ ứng dụng văn phòng đều có thể truy cập thông qua trình duyệt web mà không cần cài đặt phần mềm cụ thể nào. Các công cụ hữu ích khác bao gồm Tasks (quản lý tác vụ), Notes (ghi chú), Mail (thư điện tử), Calendar (lịch) và Contacts (danh bạ).
3. Kho Ứng Dụng (Nextcloud App Store) Phong Phú
Nextcloud App Store là một yếu tố thay đổi cuộc chơi và là lý do quan trọng tại sao nền tảng này thực sự có thể trở thành trung tâm cho quy trình làm việc của bạn. Bạn có thể hình dung đây là một hệ sinh thái giúp mở rộng đáng kể các chức năng cốt lõi của Nextcloud. Chẳng hạn, bạn có thể cài đặt Deck để mở khóa một bảng Kanban mạnh mẽ trong quy trình làm việc của mình.
Hàng loạt tiện ích bổ sung giá trị
Forms là một tiện ích bổ sung hữu ích khác cho phép tạo các biểu mẫu kỹ thuật số trong Nextcloud. Với Tasks, bạn có thể tận hưởng các tính năng quản lý tác vụ nâng cao hơn như thiết lập phụ thuộc và tác vụ con. Một ứng dụng khác đáng nhắc đến là Flow. Đây là một công cụ tự động hóa mạnh mẽ (tương tự như IFTTT hoặc Zapier) cho phép bạn tạo các quy trình làm việc dựa trên các sự kiện trong Nextcloud.
Ảnh chụp màn hình dashboard Nextcloud với các biểu tượng ứng dụng và widget đa dạng
4. Bản Chất Mã Nguồn Mở Minh Bạch
Là một giải pháp mã nguồn mở, toàn bộ mã nguồn của Nextcloud đều được công khai. Bất kỳ nhà nghiên cứu, nhà phát triển hay thậm chí chuyên gia bảo mật nào cũng có thể kiểm tra, đánh giá và hiểu cách Nextcloud hoạt động đằng sau hậu trường.
Tự do kiểm tra mã nguồn Nextcloud
Ngoài ra, các chức năng cốt lõi của Nextcloud là hoàn toàn miễn phí (mặc dù bạn có thể phải chịu chi phí cho việc lưu trữ hoặc hỗ trợ kỹ thuật). Ngay cả như vậy, bạn vẫn có thể đạt được khoản tiết kiệm chi phí đáng kể về lâu dài so với các mô hình đăng ký định kỳ của Microsoft 365.
Hình ảnh mã nguồn đang được lập trình viên kiểm tra, minh họa tính chất mã nguồn mở của Nextcloud
5. Trải Nghiệm Cộng Tác An Toàn Vượt Trội
Nextcloud vượt trội hơn Google Drive và sánh ngang với OneDrive về khả năng cộng tác an toàn. Bạn có thể gán một loạt các quyền cụ thể khi chia sẻ tệp hoặc thư mục. Nhưng nó còn vượt xa những tính năng cơ bản.
Giữ dữ liệu của bạn tránh xa những ánh mắt tò mò
Bạn có thể thêm mật khẩu để tránh truy cập trái phép, đặt ngày hết hạn để vô hiệu hóa liên kết sau một khoảng thời gian nhất định và thậm chí ẩn tùy chọn tải xuống đối với dữ liệu bảo mật của bạn. Ví dụ, chia sẻ các bản mockup thiết kế với khách hàng để lấy phản hồi mà không cho phép họ tải xuống và sử dụng tài sản đó quá sớm.
Ngoài ra còn có tùy chọn bao gồm một tin nhắn hoặc hướng dẫn cá nhân hóa cho người nhận. Ghi chú này sẽ được hiển thị khi họ truy cập vào mục được chia sẻ.
Các tùy chọn chia sẻ file trong Nextcloud, bao gồm đặt mật khẩu và ngày hết hạn, đảm bảo cộng tác an toàn
6. Giao Diện Dashboard Trực Quan
Nextcloud gần đây đã giới thiệu một giao diện dashboard mới nhằm mang lại trải nghiệm người dùng tối ưu. Giao diện này mang lại cảm giác tốt hơn và trực quan hơn so với cả Microsoft 365 và Google Drive.
Trải nghiệm ngang ngửa Microsoft 365
Bạn có thể thêm các widget khác nhau và truy cập các email, tác vụ, tệp, dự án quan trọng của mình chỉ với một cú nhấp chuột. Nó cũng hiển thị tất cả các ứng dụng Nextcloud của bạn ở phía trên cùng để dễ dàng truy cập. Bạn thậm chí có thể áp dụng hình nền tùy chỉnh để tăng thêm tính thẩm mỹ.
Giao diện dashboard Nextcloud với các widget tùy chỉnh cho email, tác vụ và file, mang lại trải nghiệm người dùng trực quan
Nextcloud: Tiềm năng Định Hình Tương Lai Năng Suất Của Bạn
Tôi tin chắc rằng tương lai của năng suất không nằm ở việc bị khóa chặt vào các hệ sinh thái độc quyền như Microsoft 365 và Google Workspace. Nextcloud mang đến một tầm nhìn hấp dẫn về những gì có thể: một nền tảng mạnh mẽ, linh hoạt và an toàn, giúp bạn hoàn toàn làm chủ.
Tuy nhiên, sẽ có một “đường cong học tập” nhất định, đặc biệt nếu bạn có ý định tự lưu trữ (self-host) Nextcloud. Ngoài ra, nó cũng thiếu một số tính năng mà bạn có thể tìm thấy trong các bộ ứng dụng phổ biến. Mặc dù vậy, với bộ tính năng hiện tại, Nextcloud đã đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng cá nhân của tôi. Hãy thử trải nghiệm, thiết kế dashboard của riêng bạn với các widget thiết yếu và xem liệu Nextcloud có phù hợp với quy trình làm việc của bạn không. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để biến một chiếc PC cũ thành đám mây riêng.