Microsoft Excel từ lâu đã được công nhận là một trong những ứng dụng bảng tính mạnh mẽ và linh hoạt nhất hiện nay. Không chỉ là một chương trình quản lý dự án hiệu quả, một công cụ lập ngân sách cho tài chính cá nhân, Excel còn được sử dụng cho nhiều mục đích độc đáo khác như theo dõi lịch trình tập luyện, lên kế hoạch du lịch hay thậm chí là chơi game. Tuy nhiên, bất chấp những tính năng ưu việt đó, vẫn còn một số khía cạnh mà ứng dụng “khổng lồ” này của Microsoft cần được cải thiện.
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, nhiều đối thủ đã bắt kịp và thậm chí cung cấp một số tính năng tốt hơn, giúp nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc. Sau đây là 5 tính năng nổi bật mà congnghehot.net tin rằng Microsoft nên sớm tích hợp vào Excel. Thực tế, việc những tính năng hữu ích này chưa có mặt trên nền tảng Excel là điều khá đáng ngạc nhiên.
1. Cộng tác thời gian thực kèm chat nội bộ
Học hỏi từ Google Sheets
Trong công việc hàng ngày, việc chia sẻ và cộng tác trên các bảng tính là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt khi làm việc với đối tác hoặc kế toán cho các báo cáo thu nhập, chi phí hay đầu tư. Hiện tại, quá trình này trên Excel thường khá rườm rà, đòi hỏi phải gửi đi gửi lại tệp tin mỗi khi có thay đổi hoặc cần trao đổi. Nếu kế toán viên có bất kỳ thắc mắc nào về một mục nhập cụ thể, họ thường phải gọi điện, và số lượng cuộc gọi sẽ tăng lên theo số lượng câu hỏi.
Nếu Excel tích hợp khả năng chat trực tiếp trong ứng dụng khi nhiều người dùng cùng cộng tác, quy trình làm việc sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Tính năng này, tương tự như Google Sheets, cho phép người dùng trao đổi thông tin, đặt câu hỏi và phản hồi ngay lập tức trên bảng tính, loại bỏ sự cần thiết của các cuộc gọi hoặc email qua lại, từ đó giảm thiểu sự gián đoạn và tăng cường năng suất.
Tính năng trò chuyện trực tiếp trong Google Sheets giúp cộng tác hiệu quả hơn
2. Tự động hóa quy trình mà không cần lập trình phức tạp
Lấy cảm hứng từ Smartsheet
Excel sở hữu vô vàn hàm và công thức mạnh mẽ, mở ra một thế giới khả năng mới với dữ liệu. Khi đã nắm vững cách sử dụng các hàm này, người dùng có thể tạo ra những “phép màu” với các con số. Tuy nhiên, thách thức lớn nhất nằm ở việc học và ứng dụng chúng. Các lập trình viên hoặc những người có kinh nghiệm về lập trình sẽ dễ dàng tạo ra các tác vụ tự động hóa trong Excel hơn, bởi cú pháp tương tự như các ngôn ngữ lập trình khác. Ngược lại, đối với người dùng phổ thông, việc này có thể gây khá nhiều khó khăn và cảm giác choáng ngợp.
Chúng tôi mong muốn Excel sẽ có một cách tiếp cận tương tự như Smartsheet trong vấn đề này. Smartsheet cung cấp một giao diện đồ họa đơn giản, nơi người dùng có thể thêm các giá trị đầu vào vào các cột dạng “nếu điều này” (if this) và “thì điều đó” (then that). Chẳng hạn, nếu bạn có một bảng tính chứa hồ sơ chấm công của công ty, trên Smartsheet, bạn có thể thiết lập một hệ thống tự động hóa gửi email cho nhân viên với số ngày nghỉ phép còn lại mỗi khi ô tương ứng của họ hiển thị trạng thái “Vắng mặt”. Mặc dù Excel cũng có thể thực hiện điều này, nhưng nó đòi hỏi kiến thức chuyên môn kỹ thuật cao hơn rất nhiều.
Tự động hóa tác vụ trong Excel mà không cần mã hóa phức tạp
3. Nhập dữ liệu trực tiếp với khả năng làm mới tức thì
Tiêu chuẩn từ Quip
Excel hỗ trợ nhập dữ liệu trực tiếp để tạo bảng điều khiển dự án hoặc các bảng đơn giản hơn như Pivot Table. Người dùng có thể nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như các ứng dụng, cơ sở dữ liệu và trang web trực tuyến. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất là dữ liệu đã nhập không tự động làm mới theo thời gian thực. Bạn có thể thiết lập chu kỳ làm mới tự động hoặc sử dụng nút làm mới thủ công để nhập dữ liệu mới theo một tần suất nhất định, nhưng đó vẫn là một bước bổ sung.
Các nền tảng như Quip cho phép nhập dữ liệu mà thực sự làm mới theo thời gian thực. Nếu bạn đã nhập một bảng thông qua API, những thay đổi trong dữ liệu nguồn sẽ được phản ánh ngay lập tức mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào. Ví dụ, nếu bạn nhập biểu đồ giá cho một sản phẩm đang bán tại cửa hàng và vẽ các dự báo dựa trên đó, giả sử giá của một số sản phẩm dao động theo nhu cầu, tất cả các dự báo của bạn cũng sẽ tự động thay đổi theo thời gian thực. Đã đến lúc Excel cần có chức năng này để đạt độ chính xác cao hơn.
Tính năng nhập và làm mới dữ liệu tự động trong Excel giúp bảng tính luôn cập nhật
4. Mẫu quy trình làm việc định sẵn (Visual Workflow Templates)
Bài học từ Sheetgo
Không có gì ngạc nhiên khi Excel cung cấp nhiều mẫu dựng sẵn, cho phép người dùng thực hiện vô số tác vụ khác nhau. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng chúng để tạo kế hoạch du lịch, bảng tính calo, hóa đơn cho khách hàng, hoặc thậm chí là bảng chấm công cho trường học hay công ty. Mặc dù những mẫu này hữu ích, nhưng chúng chưa thực sự hỗ trợ tối đa cho các chức năng cốt lõi trong việc hoàn thành công việc hàng ngày trong Excel theo một quy trình cụ thể.
Đó là lúc các mẫu quy trình làm việc trực quan trên Sheetgo trở nên vô cùng tiện lợi. Nền tảng này có các mẫu được định nghĩa sẵn, mô phỏng nhiều quy trình làm việc khác nhau, cung cấp hướng dẫn từng bước cho người dùng để thực hiện một tác vụ nhất định. Ví dụ, bạn được giao nhiệm vụ tạo một báo cáo dự án với nhiều luồng dữ liệu. Nếu bạn sử dụng mẫu “Báo cáo Dự án” trong Sheetgo, nó sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình nhập dữ liệu từ tất cả các nguồn cần thiết, xử lý dữ liệu theo yêu cầu của bạn, và sau đó thực hiện việc báo cáo. Vì Excel có thể khá phức tạp đối với người dùng mới, một tính năng như vậy có thể góp phần lớn vào việc giúp nền tảng này trở nên dễ sử dụng hơn.
Các mẫu hóa đơn và biểu đồ trong Excel hỗ trợ công việc kinh doanh hàng ngày
5. Truy vấn dữ liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên
Quay lại với Google Sheets
Một tính năng khác chắc chắn sẽ giúp việc sử dụng Excel trở nên đơn giản hơn là khả năng đặt câu hỏi dưới dạng các câu tự nhiên, giống như cách người ta trò chuyện với một con người. Ví dụ, tính năng Explore của Google Sheets (nay đã được tích hợp vào các công cụ khác) từng cho phép bạn đặt những câu hỏi như “doanh số theo khu vực là bao nhiêu?” hay “bang nào có số lượng khách hàng tối đa?”. Thuật toán sau đó sẽ quét bảng tính và tìm câu trả lời.
Trong Excel, bạn sẽ phải sử dụng Power Query để đạt được những kết quả tương tự, và ngay cả khi đó, bạn vẫn phải nhập thủ công để Excel biết cần kiểm tra dữ liệu ở đâu. Hãy tưởng tượng bạn có thể xây dựng một biểu đồ hình tròn bằng một lệnh đơn giản thay vì phải tạo một Pivot Table rồi tự tạo biểu đồ theo cách thủ công. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Không rõ vì sao Google lại loại bỏ tính năng này, nhưng đã đến lúc Microsoft cần bổ sung nó vào Excel.
Tính năng Power Pivot giúp phân tích dữ liệu lớn trong Excel hiệu quả hơn
Đã đến lúc Excel cần tăng tốc để bắt kịp xu thế
Không thể phủ nhận rằng Excel vẫn là tiêu chuẩn vàng cho các bảng tính và mọi loại tính toán hay phân tích dữ liệu chuyên sâu. Sự linh hoạt mà nó cung cấp với Pivot Table, Dashboard, v.v., đã biến nó thành lựa chọn hàng đầu của đa số các tập đoàn trên toàn thế giới. Tuy nhiên, việc bổ sung thêm những yếu tố then chốt như đã đề cập sẽ nâng tầm Excel lên một đẳng cấp mới và thậm chí có thể khiến nó trở thành lựa chọn mặc định cho nhiều lĩnh vực hơn. Điều này cũng có thể khuyến khích những cá nhân hiện đang sử dụng các giải pháp thay thế miễn phí chuyển sang trả phí cho phiên bản Office hoặc Microsoft 365 mới nhất, khẳng định vị thế dẫn đầu của Excel trong tương lai.