Google Drive khởi đầu như một giải pháp lưu trữ đám mây miễn phí và tiện lợi, nhưng đối với nhiều người, nó nhanh chóng trở thành một “bãi rác kỹ thuật số”. Các tệp tin nằm rải rác khắp nơi, tài liệu quan trọng khó tìm thấy, và việc cộng tác luôn diễn ra trong sự hỗn loạn do thiếu tổ chức. Gần như không thể tìm thấy các tệp cụ thể khi cần thiết nhất, cảm giác như đang tham gia một cuộc săn tìm kho báu. Sau một thời gian dài vật lộn với tình trạng lộn xộn này, tôi đã khám phá ra năm công cụ dưới đây, những trợ thủ đắc lực đã biến Google Drive của tôi từ một mớ hỗn độn thành một hệ thống được sắp xếp gọn gàng và tối ưu, giúp nâng cao năng suất đáng kể.
Giao diện Google Drive trên máy tính Windows, hiển thị các thư mục và tệp tin được sắp xếp
5. Save to Google Drive: Tiện ích không thể thiếu cho người làm nghiên cứu
Nghiên cứu chuyên sâu trên internet là một yêu cầu cốt lõi trong công việc của tôi. Để đảm bảo có thể xem lại tài liệu bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu, tôi thường xuyên lưu trữ các phát hiện của mình trên Google Drive. Trước khi tìm thấy công cụ nhỏ bé mang tên Save to Google Drive, quá trình này khá kém hiệu quả và tẻ nhạt, vì nó yêu cầu phải tải mọi thứ về máy tính trước khi tải lên Drive một lần nữa.
Với tiện ích mở rộng Save to Google Drive được cài đặt, tôi giờ đây có thể chuyển nội dung trực tiếp từ internet vào Google Drive của mình. Là một blogger, tôi cần lưu trữ các tài liệu nghiên cứu cho các chủ đề khác nhau vào các thư mục riêng biệt để dễ dàng truy cập. Save to Drive cho phép tôi lưu thông tin vào vị trí mong muốn trên Drive, bao gồm hình ảnh, video, tài liệu và URL. Công cụ này đã giúp tôi tối ưu hóa đáng kể quy trình làm việc nghiên cứu, tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
4. Filerev: Dọn dẹp Google Drive, giải phóng dung lượng hiệu quả
Filerev chủ yếu là một công cụ quản lý và dọn dẹp bộ nhớ đám mây được thiết kế để giúp người dùng phân tích, tổ chức và giải phóng dung lượng trong tài khoản Google Drive của họ. Tôi thường xuyên lưu trữ các video và tài liệu lớn lên Google Drive nhưng lại quên xóa chúng đi. Filerev giúp tôi xác định và quản lý những tệp lớn, bị lãng quên này. Một lần quét duy nhất cung cấp phân tích toàn diện tất cả các tệp trong bộ nhớ. Nó giúp tìm và dọn dẹp các tệp ẩn, tệp lớn, tệp trùng lặp, tệp rất cũ và các thư mục trống.
Gói miễn phí của Filerev cho phép một lần quét mỗi tháng, quét tối đa 1 triệu tệp và thư mục, đồng thời bao gồm tối đa 500 thao tác di chuyển hoặc xóa tệp và thư mục mỗi tháng. Bạn cũng có thể nâng cấp lên các gói trả phí bắt đầu từ 48 USD mỗi năm, bao gồm các tính năng quan trọng như quét nhiều lần, xóa hàng loạt, quét theo thư mục và nhiều lợi ích khác.
Báo cáo quét của Filerev cho tài khoản Google Drive, hiển thị phân tích các loại tệp và dung lượng
3. Drive Explorer: Biến Google Drive thành cơ sở dữ liệu có tổ chức
Trong khi Google Drive cung cấp khả năng lưu trữ và truy cập mượt mà, giao diện tiêu chuẩn của nó lại thiếu một cái nhìn tập trung để quản lý toàn bộ nội dung và siêu dữ liệu một cách toàn diện. Drive Explorer giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn xuất siêu dữ liệu tệp và thư mục từ Google Drive của mình, bao gồm My Drive, Shared Drives và các tệp được chia sẻ với bạn, trực tiếp sang một Google Sheet. Nó tạo ra một danh sách duy nhất với các chi tiết cần thiết như tên tệp, đường dẫn, kích thước, trạng thái chia sẻ, các liên kết khác nhau (bao gồm tải xuống trực tiếp và URL hình ảnh), và hầu hết mọi siêu dữ liệu có trong nội dung. Tôi có thể biến cấu trúc lưu trữ đám mây của mình thành một tập dữ liệu có tổ chức, dễ truy cập trong một bảng tính.
Tôi chủ yếu sử dụng Drive Explorer để dễ dàng truy cập và tạo các liên kết tải xuống, và đó thực sự là một công cụ tiết kiệm thời gian. Điều tuyệt vời nhất là sau khi xuất một lần, tùy chọn làm mới tự động sẽ lo mọi việc, giúp danh sách tệp luôn được cập nhật. Điều này tiết kiệm đáng kể thời gian và tăng cường năng suất cho những người dùng Google Drive nhiều như tôi.
Logo Drive Explorer trên nền trong suốt, biểu tượng cho việc khám phá và quản lý tệp trên Google Drive
2. Zip Extractor: Giải nén và nén file chuyên nghiệp ngay trên Google Drive
Tôi duy trì nhiều tài khoản Google, và với tất cả trừ một tài khoản, tôi quản lý dung lượng trong giới hạn 15GB miễn phí mà Google cung cấp. Vì vậy, tôi phụ thuộc rất nhiều vào các tệp ZIP và RAR, đặc biệt để lưu trữ các mục lớn như trình cài đặt phần mềm, tệp đa phương tiện và bản sao lưu trò chuyện. Tôi chuyển đổi các tệp phần mềm và đa phương tiện lớn thành tệp ZIP và lưu trữ chúng trên Google Drive. Tuy nhiên, việc quản lý các tệp lưu trữ nén này trực tiếp trong Google Drive trước đây đã chứng tỏ là một thách thức đáng kể. Một vấn đề phổ biến là các thư mục chứa nội dung lưu trữ thường xuất hiện trống khi xem qua giao diện Drive tiêu chuẩn. May mắn thay, sau khi cài đặt Zip Extractor, những vấn đề này đã được giải quyết.
Tôi chỉ cần kết nối Zip Extractor với tài khoản Google Drive của mình một lần, và sau đó tôi có thể truy cập các tệp nén trực tiếp từ Drive mọi lúc. Một khi tôi mở chúng bằng Zip Extractor, nội dung sẽ được hiển thị ngay lập tức trong một tab trình duyệt. Tôi có thể xem chúng hoặc giải nén chúng tại vị trí mong muốn trong Drive.
Ngoài khả năng giải nén cho các định dạng RAR và ZIP, ZIP Extractor còn hoạt động như một công cụ nén tệp. Người dùng có thể chọn nhiều tệp và dễ dàng nén chúng thành một kho lưu trữ ZIP mới, sau đó có thể lưu trực tiếp trở lại Google Drive.
- Mẹo nhỏ: Luôn giải nén nội dung vào một thư mục tạm thời trong Drive, điều này giúp đơn giản hóa việc dọn dẹp sau khi xem hoặc chỉnh sửa và giữ cho các thư mục chính của bạn được tổ chức.
1. Cloud Drive to Mail: Gửi file đính kèm từ Google Drive trực tiếp qua email
Tôi lưu trữ các tài liệu quan trọng, bao gồm tệp cá nhân và sơ yếu lý lịch, trên Google Drive để tiện truy cập. Tuy nhiên, việc gửi email các tài liệu này đòi hỏi phải chia sẻ một liên kết hoặc tải tệp xuống máy tính để đính kèm vào Gmail. Thật không may, không có cách trực tiếp nào để tôi đính kèm tài liệu từ Drive vào email của mình. Công cụ nhỏ bé có tên Cloud Drive to Mail này đã khắc phục khoảng trống đó, cho phép tôi gửi tài liệu dưới dạng tệp đính kèm email trực tiếp từ Google Drive. Nó cho phép đính kèm tệp có kích thước lên tới 22 đến 25 megabyte.
Nó có thể dễ dàng cài đặt trong Google Drive, và một khi được cài đặt, nó cho phép người dùng mở bất kỳ tệp nào từ Drive bằng trình soạn thảo thư của nó. Trình soạn thảo kiểu cũ này có giao diện đơn giản, cho phép người dùng thêm tệp đính kèm, soạn tiêu đề và nội dung thư, thêm người nhận CC, và thậm chí gửi một bản sao cho chính mình.
Giao diện trình soạn thảo của Cloud to Email, cho phép người dùng soạn email và đính kèm tệp từ Google Drive
Google Drive có tổ chức là chìa khóa tăng cường năng suất!
Nếu Google Drive là trung tâm kỹ thuật số nơi bạn lưu trữ dự án, cộng tác trên tài liệu và quản lý quy trình làm việc hàng ngày, thì việc tổ chức nó là điều then chốt. Các tệp bị đặt sai chỗ và các thư mục hỗn loạn làm tiêu hao thời gian và sự tập trung của bạn; một Google Drive được tổ chức tốt sẽ trực tiếp thúc đẩy năng suất hàng ngày. May mắn thay, những công cụ quản lý Google Drive hiệu quả này sẽ giúp bạn chống lại sự lộn xộn và giữ cho Drive của bạn hoạt động trơn tru. Chúng giúp bạn tìm tài liệu nhanh chóng, đính kèm tệp vào email một cách liền mạch, dọn dẹp những thứ không cần thiết và cuối cùng giải phóng tâm trí bạn để tập trung vào các nhiệm vụ của mình.