Trong môi trường làm việc hiện đại, việc sắp xếp các cuộc họp hay cuộc hẹn với nhiều người dường như trở thành một thử thách lớn. Dù bạn là chuyên viên nhân sự thường xuyên phỏng vấn ứng viên, một freelancer quản lý nhiều dự án với khách hàng, hay một lãnh đạo cấp cao cần gặp gỡ các đối tác, việc tìm kiếm một khung thời gian chung phù hợp cho tất cả mọi người có thể ngốn rất nhiều thời gian và công sức. Đây chính là lúc các ứng dụng lên lịch họp online thông minh phát huy tối đa giá trị, giúp tự động hóa quy trình phức tạp này và giải phóng bạn khỏi gánh nặng điều phối lịch trình.
Thực tế, có hàng loạt ứng dụng và dịch vụ được thiết kế để đơn giản hóa việc đặt lịch hẹn online. Chúng cho phép bạn chia sẻ lịch trống của mình, nơi bạn có thể chọn các ngày và khung giờ rảnh rỗi. Khi người nhận chọn một trong các khung giờ đó, các ứng dụng này sẽ tự động thêm sự kiện vào ứng dụng lịch của bạn, kèm theo liên kết đến nền tảng hội nghị truyền hình đã được lên lịch. Nghe có vẻ tiện lợi đúng không? Dưới đây là 4 ứng dụng hàng đầu giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách tự động hóa việc lên lịch họp.
Mẹo và thủ thuật quản lý lịch giúp tối ưu hóa một ngày làm việc hiệu quả
4. Calendly
Giải pháp kinh điển và hiệu quả cho việc đặt lịch hẹn tự động
Nếu bạn đã quen thuộc với khái niệm sắp xếp các cuộc họp trực tuyến bằng cách chia sẻ lịch trống, chắc chắn bạn đã từng nghe đến Calendly. Dịch vụ này đã có mặt trên thị trường từ khá lâu và cung cấp một cách thức gọn gàng, hiệu quả để lên lịch các cuộc họp. Bạn có thể bắt đầu sử dụng miễn phí bằng cách đăng ký qua website nếu bạn là cá nhân. Chỉ cần liên kết tất cả các lịch cần thiết của bạn, chọn những ngày và khung giờ bạn rảnh, và mọi thứ gần như đã sẵn sàng.
Calendly cũng cho phép bạn chọn nhiều tùy chọn nền tảng để tổ chức cuộc họp, bao gồm Google Meet, Zoom và thậm chí là cuộc họp trực tiếp tại một địa điểm cụ thể. Nếu bạn chọn nhiều hoặc tất cả các tùy chọn có sẵn, người được mời sẽ có quyền lựa chọn giữa chúng. Ngoài ra, bạn có thể đặt thời lượng cuộc họp, thêm các chi tiết liên quan và giới hạn phạm vi ngày mà bạn muốn hiển thị lịch cho người được mời. Sau khi thiết lập tất cả các chi tiết này, chỉ cần chia sẻ liên kết tùy chỉnh với bất kỳ ai bạn muốn sắp xếp cuộc họp. Phiên bản miễn phí của Calendly cung cấp các tính năng cơ bản nhưng bị giới hạn về khả năng tùy chỉnh và không cho phép kết nối nhiều lịch. Để sử dụng đầy đủ các tính năng này, bạn sẽ cần nâng cấp lên gói Standard với mức phí khoảng 10 USD mỗi tháng.
Giao diện đặt lịch hẹn trên Calendly hiển thị các khung thời gian có sẵn
Biểu tượng ứng dụng Calendly
3. Google Calendar
Tối ưu cho hệ sinh thái Google Workspace và người dùng phổ thông
Nếu bạn có tài khoản Google (khả năng cao là có), thì Google Calendar rất có thể là ứng dụng lịch mặc định của bạn. Trừ khi bạn đang dùng iPhone và ưu tiên iCloud Calendar. Dù thế nào, Google Calendar hoàn toàn miễn phí, đồng bộ hóa trên mọi thiết bị và dễ dàng tích hợp với Google Workspace nếu tổ chức của bạn sử dụng. Gần đây, Google đã bổ sung thêm khả năng đặt lịch hẹn vào Google Calendar, biến nó thành một công cụ quản lý tác vụ toàn diện.
Cá nhân tôi rất thích sử dụng Google Calendar để sắp xếp các cuộc họp vì nó không yêu cầu cấp quyền truy cập lịch cho bất kỳ ứng dụng bên thứ ba nào khác. Bạn chỉ cần truy cập trang web hoặc ứng dụng, chạm vào nút Tạo (Create) để mở menu thả xuống và chọn Lịch hẹn (Appointment schedule). Sau đó, nhập tất cả các chi tiết liên quan như ngày có sẵn, khung thời gian, v.v. Khi hoàn tất, bạn có thể tạo một liên kết ngắn để chia sẻ với những người có thể được mời. Google cũng cho phép bạn nhúng trang đặt lịch của mình vào một trang web. Không cần phải đoán, Google Calendar rõ ràng chỉ cho phép bạn lên lịch các cuộc họp trực tuyến thông qua Google Meet. Các tùy chọn khác bao gồm gọi điện thoại hoặc cuộc họp trực tiếp.
Chức năng sắp xếp lịch hẹn trong Google Calendar
Biểu tượng ứng dụng Google Calendar
2. Cal.com
Nền tảng đặt lịch linh hoạt, có thể thu phí dịch vụ tư vấn
Ngoài các tính năng đặt lịch thông thường, một điểm nổi bật của Cal.com là khả năng tính phí khách hàng cho thời gian tư vấn của bạn. Tất nhiên, các cuộc họp miễn phí vẫn có thể được lên lịch bình thường, nhưng bạn cũng có thể cho phép bên đối tác đặt một buổi hẹn riêng tư để hỏi ý kiến bạn về một chủ đề cụ thể hoặc tiếp thu kiến thức từ bạn. Đây là một cách hiệu quả để kiếm tiền từ kỹ năng của bạn, đặc biệt khi làm việc với các thương hiệu và tập đoàn lớn.
Nếu bạn là một nhà tư vấn tự do (freelancer consultant), bạn có thể trực tiếp yêu cầu khách hàng đặt lịch hẹn với bạn theo cách này thay vì phải xuất hóa đơn sau đó. Các tính năng còn lại của Cal.com khá tương đồng với các ứng dụng khác trong danh sách này. Bạn có thể liên kết nhiều lịch, sử dụng Meet, Microsoft Teams, Zoom hoặc thậm chí Discord cho các cuộc họp, và thiết lập nhiều khoảng thời gian khác nhau cho các cuộc họp có thể được lên lịch. Cal.com miễn phí cho cá nhân sử dụng, và các gói trả phí dành cho doanh nghiệp cũng có mức giá khá phải chăng.
Giao diện thiết lập thời gian có sẵn trên Cal.com
Biểu tượng ứng dụng Cal.com
1. Doodle
Công cụ không thể thiếu cho các cuộc họp nhóm và khảo sát thời gian
Trong khi tất cả các ứng dụng và dịch vụ đã đề cập ở trên chủ yếu dùng để sắp xếp các cuộc gọi một đối một, Doodle được thiết kế đặc biệt cho các cuộc gọi hoặc cuộc họp nhóm có nhiều hơn hai người tham gia. Ý tưởng chính là tạo một cuộc họp với nhiều tùy chọn thời gian, sau đó gửi một cuộc thăm dò ý kiến (poll) đến tất cả những người tham gia để hỏi khi nào họ có thể sắp xếp thời gian để tham gia. Sau khi tất cả mọi người đã bỏ phiếu, người tổ chức có thể quyết định khi nào sẽ lên lịch cuộc họp dựa trên kết quả thăm dò.
Sau khi ngày và giờ đã được quyết định, phần còn lại của quy trình tương tự như các dịch vụ khác. Sự kiện sẽ được thêm vào lịch, sau đó bạn có thể chọn ứng dụng hội nghị truyền hình mà bạn muốn sử dụng cho cuộc họp. Chức năng cốt lõi của Doodle hoạt động rất hiệu quả cho một cuộc họp bao gồm một nhóm lớn. Tuy nhiên, một điểm khó chịu có thể là sự hiện diện dai dẳng của quảng cáo trên trang web Doodle. Bạn có thể chọn gói Premium để loại bỏ chúng, tuy nhiên điều này sẽ phát sinh chi phí.
Giao diện tạo thăm dò ý kiến thời gian họp nhóm trên Doodle
Biểu tượng ứng dụng Doodle
Chọn công cụ phù hợp để tối ưu lịch trình của bạn
Việc sắp xếp các cuộc họp không còn là một gánh nặng khi bạn có trong tay những công cụ phù hợp. Các ứng dụng lên lịch họp online này sẽ giúp bạn tự động hóa quy trình, từ đó tiết kiệm thời gian, giảm thiểu căng thẳng và nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc. Dù bạn cần một giải pháp cơ bản cho cuộc họp 1-1, tích hợp sâu với hệ sinh thái Google, khả năng kiếm tiền từ thời gian của mình, hay một công cụ mạnh mẽ cho các cuộc họp nhóm phức tạp, luôn có một lựa chọn phù hợp.
Đừng để việc điều phối lịch trình làm gián đoạn công việc của bạn. Hãy thử áp dụng một trong những công cụ đặt lịch hẹn online trên để trải nghiệm sự tiện lợi và chuyên nghiệp mà chúng mang lại. Bạn nghĩ sao về những ứng dụng này? Liệu bạn đã từng sử dụng qua công cụ nào để sắp xếp lịch họp và có những kinh nghiệm gì muốn chia sẻ? Hãy để lại bình luận bên dưới và cùng congnghehot.net thảo luận nhé!